Kalkulator kilometrówki

Jak działa kalkulator kilometrówki?

Używanie prywatnego samochodu do celów służbowych jest częstą praktyką, która pozwala pracownikom na elastyczność i wygodę w wykonywaniu obowiązków służbowych. Pracodawcy często decydują się na zwrot kosztów używania takich pojazdów, co jest regulowane przez przepisy dotyczące kilometrówki. Kalkulator kilometrówki umożliwia dokładne obliczenie zwrotu kosztów na podstawie liczby przejechanych kilometrów oraz rodzaju pojazdu. Dzięki temu pracownicy mogą uzyskać rekompensatę za koszty eksploatacji, takie jak paliwo, ubezpieczenie i inne związane z użytkowaniem samochodu prywatnego.

Aby wyliczyć kwotę zwrotu:

• Wybierz, w zależności od rodzaju pojazdu, czy wyliczasz stawkę zwrotu dla samochodu osobowego, motocykla czy motoroweru.
• Jeśli obliczasz zwrot dla samochodu osobowego, w sekcji Pojemność skokowa silnika zaznacz, czy silnik Twojego pojazdu ma pojemność do 900 cm3, czy powyżej.
• W polu Dystans wpisz liczbę przejechanych kilometrów.

Gotowe! W sekcji Wynik zobaczysz wyliczoną kwotę zwrotu kosztów z uwzględnieniem aktualnej stawki kilometrówki.

Czym jest kilometrówka?

Ewidencja przebiegu pojazdu, potocznie nazywana kilometrówką, to formalny rejestr przejazdów pojazdem prywatnym w celach służbowych. Od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorcy nie muszą już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) dla prywatnych samochodów używanych w działalności gospodarczej. Jednak w zamian mogą zaliczyć w koszty uzyskania przychodu tylko 20% wydatków związanych z eksploatacją takiego pojazdu.

Prowadzenia kilometrówki może wymagać pracodawca od pracowników, którzy używają do celów służbowych samochodów osobowych prywatnych. Pracownik może używać samochodu niebędącego własnością pracodawcy do jazd lokalnych lub w podróżach służbowych (wyjazdach zamiejscowych). W przypadku jazd lokalnych pracownik może być rozliczany na podstawie kilometrówki (jest ona wtedy warunkiem koniecznym rozliczenia) lub ryczałtem (kilometrówka nie jest wtedy wymagana). Przy podróżach służbowych ewidencja jest konieczna do rozliczenia, ale zazwyczaj robi się to na zasadzie uproszczonej, na druku polecenia wyjazdu służbowego.

Stawki kilometrówki

Stawki kilometrówki zastosowane w kalkulatorze to stawki określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Mają na celu pokrycie wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, takich jak paliwo, zużycie mechaniczne, ubezpieczenie i inne koszty operacyjne na podstawie liczby przejechanych kilometrów.

Aktualne stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu w transporcie drogowym to:

• dla samochodu osobowego:
  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł
• dla motocykla – 0,69 zł
• dla motoroweru – 0,42 zł

Limit kilometrówki

W przypadku jazd lokalnych pracownik może być rozliczany na podstawie kilometrówki lub ryczałtem. W przypadku ryczałtu obowiązują limity.

Limit kilometrówki, czyli maksymalna liczba kilometrów, za które pracodawca może zwrócić pracownikowi koszty używania samochodu prywatnego do celów służbowych, zależy od liczby mieszkańców gminy lub miasta, w którym pracownik jest zatrudniony.

W rozporządzeniu Ministra Infrastruktury jest określony miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, za które pracodawca może zwrócić pracownikowi koszty używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych.

Zgodnie z przepisami, maksymalne miesięczne limity kilometrów wynoszą:

• 300 km - dla miejscowości do 100 tys. mieszkańców
• 500 km - dla miejscowości od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców
• 700 km - dla miejscowości powyżej 500 tys. mieszkańców

W wyjątkowych przypadkach, takich jak praca w służbie leśnej, służbie parków narodowych, oraz w służbach ratowniczych, limity mogą być podwyższone do 1500 km miesięcznie. Natomiast w przypadku instytucji działających w sytuacjach zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków – do 3000 km miesięcznie.