Kontrola w firmie, jak się do niej przygotować?

author Justyna Zienkiewicz , 2015-12-08

Każdy przedsiębiorca drży przed kontrolą z urzędu skarbowego. Wiele panujących na jej temat mitów sprawia, że zaczynają nam-właścicielom jednoosobowych działalności gospodarczych trząść się ręce. Czy jest się czego bać?

Przede wszystkim nie nastawiaj się  źle. To, że czeka Cię kontrola, wcale nie oznacza, że urzędnicy chcą znaleźć na siłę jakieś nieprawidłowości. To też ludzie i wcale nie mają złych intencji. Oni po prostu muszą sprawdzić, czy wszystko w Twojej firmie działa prawidłowo. 

Zawiadomienie

Każda kontrola musi być zapowiedziana, więc nie musisz się martwić tym, że ktoś Cię zaskoczy. Urząd ma obowiązek dać Ci znać co najmniej 7 dni wcześniej. W zawiadomieniu tym, urząd powie Ci, jaki będzie zakres tej kontroli oraz co będzie sprawdzane. 

Poprawa błędów

Czas od zawiadomienia do kontroli, to dla Ciebie czas na korektę ewentualnych błędów. Jeśli więc musisz poprawić jakieś faktury lub zapisy w Księdze przychodów i rozchodów, to to jest na to najlepszy moment. Jeśli masz jakieś zaległości podatkowe, ureguluj je teraz.

Przygotowanie dokumentów

Jeśli współpracujesz z kontrahentami zza granicy, urząd skarbowy może zażądać (i najczęściej to robi) przetłumaczenia wszelkiej dokumentacji. Koszt jest dość wysoki, bo tylko tłumaczenia przysięgłe są dla urzędu wiążące. Za to płacisz rzecz jasna Ty.

Pamiętaj, że urzędnikowi udostępniasz tylko dokumenty, które dotyczą kontroli. Możesz odmówić pokazania tych, które nie są jej przedmiotem. 

Reprezentant/pełnomocnictwo

Może się okazać, że nie będziesz mógł fizycznie być na kontroli (choroba, inne przyczyny losowe). W takiej sytuacji musisz wyznaczyć pełnomocnika, który będzie Cię reprezentował przed urzędem skarbowym (takie pełnomocnictwo trzeba zgłosić w formie pisemnej do odpowiedniego naczelnika urzędu skarbowego oraz do prezydenta miasta lub wójta). 

Obowiązki przedsiębiorcy

Przede wszystkim musisz zapewnić urzędnikom wstęp do swojej firmy i innych lokali (np. hali produkcyjnej) i umożliwić normalne przeprowadzanie kontroli (najlepiej samodzielne pomieszczenie). Następnie musisz pokazać wszystkie potrzebne akta, księgi i inne dokumenty (ale w zakresie kontroli). Kolejno – musisz wydać te dokumenty, jeśli będą potrzebne, a także okazać wszelki majątek podlegający kontroli. Jeśli urzędnik będzie tego wymagał, musisz sporządzić spis z natury. Nie możesz też zabronić filmowania, fotografowania czy dźwiękowej rejestracji. 

Jeśli urzędnik będzie od Ciebie oczekiwał dodatkowych wyjaśnień, musisz je przedłożyć. 

Prawa przedsiębiorcy

Przede wszystkim ważne jest to, że masz prawo do bycia przy całej kontroli i uczestniczyć w niej. Masz prawo udziału w przeprowadzeniu dowodów. Możesz wymagać, aby urzędnicy przestrzegali przepisów BHP. Możesz mieć zastrzeżenia do kontroli, które możesz wnieść do urzędu skarbowego. Możesz też wnieść sprzeciw.

Podsumowanie

Pamiętaj, że u mikroprzedsiębiorców kontrola nie może trwać dłużej niż 12 dni roboczych, a mali przedsiębiorcy nie mogą mieć kontroli dłużej niż przez 18 dni roboczych w roku. 

Dodatkowo, kontrola nie może dotyczyć czegoś, co już raz było skontrolowane i wydano przy tym decyzję ostateczną. 

 

 

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność.