Fakturowanie elektroniczne w zamówieniach publicznych

18 września 2018 r. Rada Ministrów przyjęła projekt Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Co się zmieni?

Jakie konsekwencje pociągnie za sobą nowe prawo?

Głównym celem wprowadzenia nowej ustawy jest dostosowanie unijnej Dyrektywy 2014/55/UE o elektronicznym fakturowaniu w dostawach publicznych do polskiego prawa. Zdaniem rządzących, taka decyzja pociągnie za sobą szereg korzyści: zmniejszenie zatorów płatniczych, ograniczenie liczby błędnych faktur i oszczędności. Większość wykonawców zamówień publicznych wystawia i księguje faktury przy pomocy komputerowych systemów finansowo-księgowych, a następnie wysyła dokumenty pocztą. Jak pokazują wyniki badań przeprowadzonych przez Instytut Logistyki i Magazynowania, elektroniczne fakturowanie pozwoli zmniejszyć koszt obsługi jednej faktury nawet o 36 zł!

Kogo będzie obowiązywać nowe prawo?

Ustawę Prawo zamówień publicznych stosują obecnie m.in:

• organy władzy publicznej, administracji rządowej, kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy i trybunały,
• jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, samorząd województwa) oraz ich związki,
• państwowe jednostki budżetowe,
• instytucje gospodarki budżetowej,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• uczelnie publiczne,
• państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe instytucje filmowe.

Zapisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych będą obowiązywać zarówno wykonawców zamówień publicznych, jak i zamawiających.

Obowiązki wykonawcy i zamawiającego

Od 18 kwietnia 2019 r. zamawiający muszą być gotowi na odbiór faktury w postaci elektronicznej.

Mają więc kilka miesięcy na to, by dostosować się do zmian. Dostosowanie oznacza w tym przypadku nie tylko przystosowanie systemów finansowo-księgowych, ale również merytoryczne przygotowanie pracowników i zapoznanie ich z nowymi standardami. Dla wykonawców przewidziano możliwość wystawiania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Faktury ustrukturyzowane

Format e-faktury określają przepisy prawa. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna powinna składać się z danych wymaganych przepisami o podatku od towarów i usług oraz danych zawierających:

• informacje dotyczące odbiorcy płatności,
• wskazanie umowy zamówienia publicznego.

Dzięki ujednoliconej strukturze systemy informatyczne będą mogły przetwarzać takie dokumenty bez potrzeby angażowania pracownika. Nowe prawo istotnie ograniczy więc ryzyko ludzkich błędów. 

Korzyści z fakturowania elektronicznego

Fakturowanie elektroniczne w zamówieniach publicznych przełoży się na:

• zmniejszenie liczby błędnie wystawionych faktur;
• oszczędność czasu i środków finansowych;
• łatwiejsze archiwizowanie dokumentów;
• ułatwienie uczestniczenia przez polskich przedsiębiorców w zamówieniach publicznych innych państw członkowskich Unii Europejskiej;
• korzystny wpływ na rozwój krajowego rynku płatności bezgotówkowych;
• wzrost cyfryzacji sektora publicznego w Polsce;
• wzrost popytu na produkty i usługi informatyczne.