Dlaczego warto sprawdzić wiarygodność kontrahenta przed podpisaniem umowy?
Współpraca z nierzetelnym partnerem oznacza nie tylko ryzyko utraty pieniędzy lub towaru, ale też odpowiedzialność podatkową za zobowiązania oszusta. Wcześniejsza weryfikacja ułatwia natomiast wykazanie należytej staranności przed organami Krajowej Administracji Skarbowej.
Zanim zostaniesz stroną transakcji, korzystasz wyłącznie z rejestrów publicznych i źródeł komercyjnych. Dopiero jako strona umowy możesz wystąpić do urzędu skarbowego o zaświadczenie o rozliczeniach kontrahenta.
Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta krok po kroku?
Zacznij od ustalenia, czy masz do czynienia z jednoosobową działalnością, spółką cywilną czy spółką prawa handlowego, bo to przesądza, w którym rejestrze znajdziesz dane.
Gdzie sprawdzić jednoosobową działalność gospodarczą?
Dane przedsiębiorcy prowadzącego JDG lub wspólnika spółki cywilnej znajdziesz w CEIDG. Do wyszukiwarki wystarczy imię i nazwisko, NIP albo REGON. Zwróć uwagę na datę rozpoczęcia działalności, aktualny status (aktywny lub zawieszony), adres, zakres wykonywanej działalności, dane pełnomocników oraz informacje o upadłości i postępowaniu restrukturyzacyjnym.
Sama spółka cywilna nie ma wpisu w CEIDG, są tam tylko dane wspólników. Jeśli wyszukiwanie po NIP spółki nie daje rezultatu, dane odnajdziesz w prowadzonym przez GUS rejestrze REGON.
Co sprawdzić w KRS przed podpisaniem umowy ze spółką?
Spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, proste akcyjne i akcyjne weryfikujesz w wyszukiwarce KRS. Znaczenie ma:
- sposób reprezentacji – kto zasiada w zarządzie, czy ustanowiono prokurenta i w jakim zakresie, czyli kto w ogóle może skutecznie podpisać umowę,
- wysokość kapitału zakładowego – wyznacza skalę odpowiedzialności spółki kapitałowej za zobowiązania,
- dział 4 – zaległości podatkowe, celne i wobec ZUS objęte egzekucją oraz wierzytelności stwierdzone tytułem wykonawczym; dział 5 – ustanowienie kuratora; dział 6 – otwarcie likwidacji, przekształcenia, połączenia oraz wszczęcie postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego
Osobno sprawdź wzmianki o złożeniu sprawozdań finansowych. Spółka co do zasady raz w roku ma obowiązek złożyć sprawozdanie, a wieloletnie zaniechanie tego obowiązku jest sygnałem ostrzegawczym.
Jak zweryfikować status VAT i numer rachunku bankowego?
Służy do tego wykaz podatników VAT, czyli biała lista. Po wpisaniu NIP, REGON lub numeru konta sprawdzisz, czy podmiot jest czynnym podatnikiem VAT, czy był nim w interesującym Cię dniu, kiedy i z jakiego powodu został ewentualnie wykreślony z rejestru, a także jaki rachunek rozliczeniowy zgłosił Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.
Warto wiedzieć, że zapłata kwoty przekraczającej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu oznacza brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu oraz solidarną odpowiedzialność za zaległości VAT kontrahenta. Sankcji można uniknąć na dwa sposoby: składając do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika dokonującego zapłaty zawiadomienie ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.
Jeśli partner ma siedzibę w innym państwie Unii Europejskiej, jego numer VAT UE potwierdzisz w systemie VIES prowadzonym przez Komisję Europejską. Aktywny numer jest warunkiem zastosowania stawki 0% do transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Jak ocenić wiarygodność finansową kontrahenta?
Bezpłatnie zaczniesz od dwóch źródeł. Sprawozdania finansowe spółek, w tym bilans oraz rachunek zysków i strat, pobierzesz z Przeglądarki dokumentów finansowych w systemie eKRS, podając numer KRS. Informacje o toczących się postępowaniach upadłościowych, restrukturyzacyjnych i o umorzonych z powodu bezskuteczności egzekucjach znajdziesz w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Portal publiczny KRZ działa od 1 grudnia 2021 roku, jest jawny i nie wymaga zakładania konta. W KRS formalnie działa jeszcze Rejestr Dłużników Niewypłacalnych, ale od 1 grudnia 2021 r. nie dokonuje się w nim nowych wpisów – jego funkcję przejął KRZ. Zaświadczenie z RDN uzyskasz na wniosek do Centralnej Informacji KRS.
Na co zwrócić uwagę poza rejestrami?
Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych zaleca również sprawdzenie, czy:
- firma posiada siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności, w którym widoczne są oznaki faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej,
- dysponuje odpowiednim zapleczem organizacyjnym, majątkowym i technicznym oraz wystarczającymi zasobami kadrowymi,
- sposób kontaktu odpowiada charakterowi i okolicznościom transakcji – czujność powinien wzbudzić np. kontakt wyłącznie przez komunikatory lub adres e-mail, który nie jest powiązany z firmą,
- kontrahent posiada wymagane koncesje i zezwolenia, np. na hurtowy obrót alkoholem lub paliwami.
Do sygnałów ostrzegawczych należą m.in. cena znacząco odbiegająca od rynkowej bez uzasadnienia ekonomicznego, żądanie płatności w terminie krótszym niż standardowo przyjęty oraz oferowanie towarów z branży zupełnie niezwiązanej z dotychczasową działalnością kontrahenta.
W przypadku nowego partnera biznesowego warto również poprosić o referencje i skontaktować się ze wskazanymi klientami.
FAQ
Czy sprawdzenie kontrahenta jest bezpłatne? W większości tak. CEIDG, KRS, REGON, wykaz podatników VAT, VIES, KRZ i przeglądarka sprawozdań finansowych są darmowe.
Czy mogę uzyskać z urzędu skarbowego informacje o potencjalnym kontrahencie? Nie. O zaświadczenie dotyczące składania deklaracji i zaległości podatkowych może wystąpić wyłącznie strona transakcji, a nie podmiot dopiero rozważający współpracę.
Co zrobić, gdy rachunku z faktury nie ma w wykazie podatników VAT? Wstrzymaj przelew i wyjaśnij sprawę z kontrahentem. Jeśli płatność już wyszła, złóż zawiadomienie ZAW-NR w ciągu 7 dni.
Jak zweryfikować firmę spoza Unii Europejskiej? Skorzystaj z rejestru przedsiębiorców właściwego dla danego kraju, z pomocy dwustronnych izb gospodarczych albo z raportu międzynarodowej wywiadowni gospodarczej.
Zobacz więcej wpisów