Kiedy powstaje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej?
Na gruncie ustawy o VAT, otrzymanie przez podatnika całości lub części zapłaty przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi – w formie zaliczki, przedpłaty lub zadatku – rodzi obowiązek podatkowy. Jednocześnie zobowiązuje do wystawienia faktury zaliczkowej dokumentującej to zdarzenie.
Od tej reguły istnieją wyjątki. Faktura zaliczkowa nie jest wymagana m.in. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów ani przy świadczeniach, dla których obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury.
Ważna zasada: Art. 106b ust. 1a ustawy o VAT, mówi, że podatnik nie musi wystawiać faktury zaliczkowej, jeżeli zaliczkę (całość lub część zapłaty) otrzymał w tym samym miesiącu, w którym faktycznie wykonał usługę lub dokonał dostawy towaru. Można wystawić jedną fakturę końcową.
Przykład
12 maja – klient wpłaca zaliczkę 2 460 zł brutto na poczet projektu graficznego.
28 maja – podatnik dostarcza gotowy projekt i wystawia fakturę końcową.
Ponieważ zaliczka i wykonanie usługi przypadają na ten sam miesiąc, można pominąć fakturę zaliczkową i wystawić jedną fakturę końcową obejmującą całą kwotę.
Co powinna zawierać faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa zawiera standardowe elementy każdej faktury (numer faktury, dane stron transakcji, datę wystawienia), a ponadto:
- Otrzymaną kwotę zapłaty
- Wynikającą z otrzymanej kwoty zapłaty kwotę podatku VAT
- Dane dotyczące zamówienia lub umowy, której dotyczy zaliczka
Jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje całości należności, faktura końcowa (wystawiana po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru) wykazuje wartość towarów i usług pomniejszoną o wcześniej udokumentowane zaliczki, a kwotę VAT – pomniejszoną o podatek wykazany na fakturach zaliczkowych. Jeśli faktury zaliczkowe obejmują całość zapłaty za dostawę towaru lub wykonanie usługi, nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej, ponieważ jej funkcję pełni ostatnia faktura zaliczkowa.
Obowiązujące przepisy podatkowe nie wykluczają jednak możliwości wystawienia faktury końcowej. Taki dokument może stanowić dodatkowe potwierdzenie dokonania sprzedaży oraz wskazywać, że zobowiązanie zostało uregulowane w pełnej wysokości.
Faktura zaliczkowa a faktura końcowa – kluczowa rola numeru KSeF
Centralnym elementem technicznym przy wystawianiu faktur zaliczkowych w KSeF jest numer KSeF – unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze przez system. To właśnie numery KSeF umożliwiają powiązanie ze sobą wszystkich dokumentów dotyczących tej samej transakcji: kolejnych faktur zaliczkowych oraz faktury końcowej.
Powiązanie dokumentów
Numer KSeF faktury zaliczkowej musi zostać wskazany na fakturze końcowej.
Ostatnia faktura zaliczkowa
Gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową pokrywającą łącznie całą zapłatę, ostatnia z nich powinna zawierać numery KSeF wszystkich poprzednich.
Faktura końcowa
Faktura końcowa wystawiana po dostawie lub wykonaniu usługi wskazuje numery KSeF faktur zaliczkowych i rozlicza pozostałą kwotę.
Przykład
Umowa: 24 600 zł brutto (20 000 zł netto + 4 600 zł VAT 23%)
I zaliczka (30%): 7 380 zł brutto (6 000 zł netto + 1 380 zł VAT) → faktura zaliczkowa nr 1 w KSeF.
II zaliczka (30%): 7 380 zł brutto → faktura zaliczkowa nr 2 w KSeF.
Po wykonaniu usługi: faktura końcowa na pozostałe 9 840 zł brutto (40%), ze wskazanymi numerami KSeF obu faktur zaliczkowych.
Schemat FA(3) – pola przewidziane dla faktur zaliczkowych
Faktury przesyłane do KSeF wystawiane są zgodnie ze strukturą logiczną FA(3). Schemat przewiduje dedykowane pola dla faktur zaliczkowych, obejmujące m.in.:
- Otrzymane kwoty zaliczek
- Dane zamówienia lub umowy
- Numer KSeF poprzedniej faktury zaliczkowej (w przypadku faktury końcowej)
- Kurs waluty obcej (gdy faktura zaliczkowa wystawiana jest w walucie innej niż PLN)
Faktura zaliczkowa a VAT – jak ją prawidłowo rozliczyć?
Otrzymanie zaliczki i wystawienie faktury zaliczkowej nie wywołuje skutków na gruncie podatku dochodowego – kwota ta nie jest przychodem i nie trafia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obowiązek podatkowy w PIT powstaje dopiero w momencie realizacji transakcji, tj. wydania towaru lub wykonania usługi, jednak nie później niż w dniu wystawienia faktury końcowej (lub ostatniej faktury zaliczkowej zamykającej 100% należności) albo uregulowania należności. W praktyce oznacza to, że sprzedawca wpisuje fakturę zaliczkową wyłącznie do rejestru sprzedaży VAT.
Obowiązek KSeF – kogo i od kiedy dotyczy?
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmuje większość czynnych podatników VAT w Polsce. Dotyczy to zarówno standardowych faktur sprzedażowych, jak i faktur korygujących oraz zaliczkowych. Oznacza to, że niemal każdy przedsiębiorca zarejestrowany jako czynny podatnik VAT musi dziś wystawiać faktury wyłącznie za pośrednictwem systemu KSeF.
Przewidziano jednak okres przejściowy dla najmniejszych firm. Przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży nie przekracza miesięcznie 10 000 zł brutto, są zwolnieni z obowiązku KSeF do końca 2026 roku. To dodatkowy czas na przygotowanie procesów i narzędzi do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Faktura zaliczkowa – księgowanie i wystawianie w Fakturowni
Wystawiasz faktury zaliczkowe regularnie? Fakturownia obsługuje pełny obieg faktur w KSeF – w tym zaliczkowe, korygujące i końcowe – zgodnie ze schematem FA(3). Automatyczne powiązanie numerów KSeF, obsługa walut obcych i integracja z systemem ministerialnym sprawiają, że wystawianie nawet złożonych faktur zaliczkowych zajmuje dosłownie chwilę. Tysiące polskich firm korzysta z Fakturowni na co dzień, by mieć pewność, że ich dokumentacja spełnia aktualne wymogi prawne.
→ Wypróbuj Fakturownię bezpłatnie.
Zobacz więcej wpisów