Data publikacji: 2026-01-12
Fakturownia
Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR lub KPiR) to ewidencja służąca do rejestrowania przychodów i kosztów uzyskania przychodu. Na jej podstawie podatnik oblicza dochód stanowiący podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT).
Z KPiR korzystają przedsiębiorcy, którzy wybrali opodatkowanie według skali podatkowej lub podatkiem liniowym i jednocześnie nie są zobowiązani do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Próg przychodów, po przekroczeniu którego powstaje obowiązek pełnej księgowości, wynosi 2,5 mln euro rocznie.
Z KPiR nie mogą natomiast korzystać podatnicy rozliczający się ryczałtem ewidencjonowanym ani kartą podatkową. Mogą oni jednak zmienić formę opodatkowania od nowego roku rozliczeniowego i zacząć prowadzić KPiR.
Na podstawie art. 24a ust. 1e Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, w brzmieniu obowiązującym od stycznia 2026 roku, podatnicy prowadzący KPiR lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są zobowiązani:
Analogiczne zmiany obejmą ryczałtowców. Przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem ewidencjonowanym będą zobligowani do prowadzenia ewidencji przychodów oraz ewidencji środków trwałych wyłącznie w formie elektronicznej, przy użyciu programu komputerowego.
Ustawodawca wprowadził dwuetapowy harmonogram wdrożenia elektronicznej KPiR:
Etap 1 – od stycznia 2026 roku
Obowiązek elektronicznej KPiR od 2026 roku dotyczy czynnych podatników VAT składających ewidencje i deklaracje JPK_V7M za okresy miesięczne. Do tej grupy należą m.in.:
Etap 2 – od stycznia 2027 roku
Od stycznia 2027 roku obowiązek obejmie pozostałych podatników – w tym czynnych podatników VAT składających JPK_V7K za okresy kwartalne, podatników zwolnionych z VAT oraz inne osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które nie znalazły się w pierwszej grupie.
Nowe przepisy jasno precyzują wymagania wobec oprogramowania do prowadzenia KPiR. Program musi zapewniać:
Excel, choć powszechnie używany, nie spełnia tych wymogów – nie generuje pliku JPK, nie zapewnia wymaganej integralności zapisów i nie pozwala na elektroniczną wysyłkę danych do urzędu skarbowego. Podobnie papierowa księga nie spełni formalnych wymogów nowych przepisów – może co najwyżej stanowić pomocniczą kopię roboczą, bez żadnej wartości prawnej.
Wprowadzenie obowiązkowej elektronicznej KPiR wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce, którego centralnym elementem jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). Od 2026 roku wystawianie faktur przez KSeF staje się powszechnym obowiązkiem dla przedsiębiorców.
Oznacza to, że najlepszym rozwiązaniem dla firm jest korzystanie z jednego systemu, który jednocześnie obsługuje wystawianie e-faktur przez KSeF i prowadzenie elektronicznej KPiR. Takie podejście eliminuje ręczne przepisywanie danych między systemami, minimalizuje ryzyko błędów i skraca czas poświęcony na administrację.
Przejście na KPiR elektroniczną nie musi być skomplikowane, ale wymaga wcześniejszego działania. Oto kluczowe kroki:
1. Wybierz program spełniający wymogi JPK. Upewnij się, że wybrane oprogramowanie generuje plik JPK_PKPiR w formacie zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
2. Zadbaj o integrację z KSeF. Wybierz narzędzie, które automatycznie pobiera dane z faktur wystawionych przez KSeF i wczytuje je do KPiR.
3. Zaplanuj archiwizację. Nowe przepisy nie wskazują konkretnego miejsca przechowywania danych, ale wymagają, aby KPiR i dokumenty były dostępne i bezpieczne aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
4. Nie czekaj do ostatniej chwili. Podatnicy objęci obowiązkiem od stycznia 2026 roku powinni wdrożyć nowe rozwiązanie już dziś – tym bardziej że większość dobrych programów do fakturowania i księgowości oferuje możliwość prowadzenia KPiR w ramach tego samego konta.
Nie. Od 2026 roku obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna prowadzona przy użyciu programu komputerowego. Papierowa wersja nie spełnia wymogów formalnych i nie będzie akceptowana przez urząd skarbowy.
Od stycznia 2026 roku – dla czynnych podatników VAT składających JPK_V7M miesięcznie. Od stycznia 2027 roku – dla pozostałych, w tym podatników VAT kwartalnych (JPK_V7K) i zwolnionych z VAT.
Plik JPK_PKPiR należy przesłać po zakończeniu roku podatkowego – w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania rocznego PIT-36 lub PIT-36L, czyli zasadniczo do 30 kwietnia roku następnego.
Fakturownia to program, który pozwala prowadzić elektroniczną KPiR i ewidencję ryczałtową zgodnie z nowymi przepisami – bez potrzeby korzystania z kilku narzędzi jednocześnie. W ramach jednego konta możesz:
– prowadzić rejestr przychodów i kosztów (KPiR) oraz ewidencję środków trwałych i amortyzację, – generować pliki JPK_PKPiR, JPK_V7 i JPK_EWP, – obsługiwać wszystkie rodzaje faktur – krajowe, zagraniczne, zaliczkowe, końcowe i korygujące, – wyliczyć VAT, PIT i ZUS jednym kliknięciem, – korzystać z integracji z KSeF bez dodatkowych opłat, dostępnej w każdym planie.
Przejście na elektroniczną KPiR nie musi oznaczać stresu ani dodatkowych kosztów. Sprawdź, jak Fakturownia może uprościć Twoją księgowość – i bądź gotowy na zmiany, zanim staną się obowiązkiem.
Wypróbuj za darmo przez 30 dni. Bez opłat instalacyjnych i długotrwałych zobowiązań.