Ile jest rejestrów firm w Polsce?
Podstawowe są dwa: CEIDG i KRS. To, do którego trafia dany podmiot, zależy wyłącznie od jego formy prawnej, a nie od wielkości czy branży.
- CEIDG obejmuje osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, w tym wspólników spółek cywilnych.
- KRS obejmuje spółki handlowe (jawną, partnerską, komandytową, komandytowo-akcyjną, z ograniczoną odpowiedzialnością, prostą akcyjną i akcyjną), a także spółdzielnie, fundacje i stowarzyszenia.
Obok nich funkcjonują rejestry uzupełniające, każdy o innym zakresie przedmiotowym:
- CRP KEP (Centralny Rejestr Podmiotów – Krajowa Ewidencja Podatników) – nadaje i weryfikuje numer NIP.
- REGON — rejestr prowadzony przez GUS, nadający numer REGON.
- Wykaz podatników VAT (tzw. biała lista) — prowadzony przez Szefa KAS na podstawie art. 96b ustawy o VAT; pozwala sprawdzić status podatnika VAT. Zastrzeżenie: figurują na niej wyłącznie czynni podatnicy VAT, więc nie każdy przedsiębiorca się tam znajdzie.
- CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) — ujawnia informacje o rzeczywistych beneficjentach spółek.
- RNP (Rejestr Należności Publicznoprawnych) — prowadzony przez Szefa KAS na podstawie art. 18a–18u ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; obejmuje zaległości podlegające egzekucji administracyjnej.
Krajowy Rejestr Zadłużonych stanowi odrębną kategorię. Ujawnia się w nim m.in.:
- postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne,
- orzeczone zakazy prowadzenia działalności gospodarczej,
- dane dłużników alimentacyjnych.
W odróżnieniu od pozostałych wymienionych baz, wpisy w KRZ korzystają, podobnie jak w KRS, z domniemania jawności.
Czym jest CEIDG i kogo obejmuje?
CEIDG to Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, czyli rejestr osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Prowadzi go w systemie teleinformatycznym minister właściwy do spraw gospodarki, a zasady jego funkcjonowania określa ustawa z 6 marca 2018 r. o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.
Wpisowi podlega każda osoba fizyczna wykonująca pozarolniczą działalność gospodarczą, także wtedy, gdy robi to jako wspólnik spółki cywilnej. Sama spółka cywilna wpisu nie ma, bo w świetle przepisów przedsiębiorcami są jej wspólnicy.
Rejestr firm CEIDG jest jawny i bezpłatny. Każdy może sprawdzić w nim nazwę firmy, NIP, REGON, adres wykonywania działalności, kody PKD oraz status wpisu, czyli informację o tym, czy działalność jest aktywna, zawieszona czy wykreślona. Poza jawnością pozostają dane wrażliwe, takie jak PESEL, data urodzenia czy adres zamieszkania, o ile nie pokrywa się on z miejscem wykonywania działalności.
Jak wygląda rejestracja firmy w CEIDG krok po kroku?
Rejestracja firmy w CEIDG jest bezpłatna, a od 1 listopada 2026 r. będzie możliwa wyłącznie w formie elektronicznej. Służy do tego wniosek CEIDG-1, który składa się na portalu Biznes.gov.pl po zalogowaniu Profilem Zaufanym, e-dowodem, podpisem kwalifikowanym lub przy pomocy apliakcji mObywatel.
Przed wypełnieniem formularza warto przygotować: nazwę firmy, adres wykonywania działalności i adres do doręczeń, datę rozpoczęcia działalności, kody PKD oraz wybraną formę opodatkowania.
Największą zaletą wniosku CEIDG-1 jest zasada jednego okienka. Jeden dokument zastępuje kilka odrębnych zgłoszeń, ponieważ obejmuje jednocześnie:
- wniosek o nadanie numeru REGON do GUS,
- zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne do naczelnika urzędu skarbowego,
- oświadczenie o wyborze formy opodatkowania,
- zgłoszenie płatnika składek do ZUS,
- opcjonalnie zgłoszenie rejestracyjne VAT-R oraz informację o pełnomocniku.
Wpis pojawia się w ewidencji najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu złożenia wniosku.
Kto musi zarejestrować się w KRS i jak to zrobić?
Krajowy Rejestr Sądowy prowadzą wyznaczone sądy rejonowe (wydziały gospodarcze), a nadzór nad systemem informatycznym Rejestru sprawuje Minister Sprawiedliwości. W jego skład wchodzą rejestr przedsiębiorców oraz rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
Od 1 lipca 2021 r. wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS składa się wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Dla spółek zawartych przy wykorzystaniu udostępnionego wzorca umowy (m.in. sp. z o.o., spółka jawna, komandytowa, prosta spółka akcyjna) rejestracji i zmian dokonuje się w ramach systemu S24, dostępnego jako część PRS. Obowiązek elektronicznego składania wniosków nie dotyczy podmiotów niebędących przedsiębiorcami (np. stowarzyszeń i fundacji), które nadal mogą korzystać z formy papierowej.
Rejestracja w KRS, w odróżnieniu od CEIDG, jest odpłatna i wynosi 250 zł opłaty sądowej przy rejestracji przez system S24 oraz 500 zł opłaty sądowej przy rejestracji przez PRS.
Czym różni się NIP od REGON?
Najkrócej: NIP identyfikuje podatnika wobec fiskusa i pozostaje jeden dla całego podmiotu, niezależnie od liczby placówek. REGON identyfikuje podmiot wobec GUS i obejmuje odrębny numer dla każdej jednostki lokalnej — oddziału, filii czy zakładu.
NIP to dziesięciocyfrowy numer identyfikacji podatkowej nadawany przez naczelnika urzędu skarbowego. Posługujesz się nim na fakturach, w deklaracjach podatkowych i w kontaktach z administracją skarbową. Osoba fizyczna, która zakłada działalność, zwykle zachowuje NIP posiadany wcześniej jako podatnik.
REGON to numer z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny. Ma 9 cyfr dla całego podmiotu i 14 cyfr dla jednostki lokalnej, czyli oddziału, filii lub zakładu mającego odrębny adres i co najmniej jednego pracownika. Sieć przychodni działająca w trzech miastach ma więc jeden REGON dziewięciocyfrowy i trzy czternastocyfrowe, po jednym dla każdej placówki.
O czym warto pamiętać po rejestracji?
Dane w rejestrach należy aktualizować. Zmianę danych ewidencyjnych w CEIDG, na przykład adresu wykonywania działalności czy kodów PKD, zgłasza się w terminie 7 dni od dnia zmiany. Zgłoszenie jest bezpłatne i składa się je na tym samym formularzu CEIDG-1.
Spółki aktualizują dane rejestrowe wnioskiem do KRS w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis, a dane uzupełniające, takie jak numer rachunku bankowego, formularzem NIP-8 w terminie 7 dni od zmiany. W przeciwieństwie do jednoosobowej działalności gospodarczej, sam formularz do KRS nie wystarczy – do wniosku trzeba dołączyć dokument stanowiący podstawę zmiany, np. uchwałę wspólników lub zarządu, protokół zgromadzenia, tekst jednolity umowy spółki po zmianie czy oświadczenie o objęciu funkcji, w zależności od tego, jakiej zmiany dotyczy wpis.
FAQ – rejestr firm w Polsce
Czy jedna firma może być jednocześnie w CEIDG i KRS? Nie. Wpis do jednego z rejestrów wyklucza drugi. Przy przekształceniu jednoosobowej działalności w spółkę kapitałową podmiot trafia do KRS, a wpis w CEIDG podlega wykreśleniu.
Czy zaświadczenie o wpisie do CEIDG trzeba drukować i przedkładać w urzędzie? Nie. Urzędy nie mogą wymagać takiego zaświadczenia, ponieważ mają dostęp do jawnych danych.
Czy fundacja i stowarzyszenie mają NIP i REGON? Tak. Numery te nadawane są automatycznie po wpisie do KRS – sąd rejestrowy przekazuje dane podstawowe z wniosku do rejestru podatników prowadzonego przez organy skarbowe (NIP, CRP KEP) oraz do rejestru REGON. Automatyczne nadanie numeru nie obejmuje jednak danych uzupełniających, których wniosek do KRS w ogóle nie zawiera – np. rachunku bankowego czy miejsc prowadzenia działalności. Dane te fundacja i stowarzyszenie, tak jak spółki, muszą zgłosić odrębnie na formularzu NIP-8 do urzędu skarbowego.
Czy zmiana adresu lub nazwy firmy oznacza nowy REGON? Nie. Numer REGON pozostaje ten sam przez cały okres funkcjonowania podmiotu, zmieniają się wyłącznie dane opisowe w rejestrze.
Czy działalność nierejestrowana wymaga wpisu do CEIDG? Nie. Dopóki przychody nie przekraczają ustawowego limitu powiązanego z minimalnym wynagrodzeniem, działalność nie podlega wpisowi.
Zobacz więcej wpisów