Magda, 2021-01-08
Jednym z nieodzownych elementów sukcesu w biznesie jest dzisiaj… podążanie z duchem czasu. Wprowadzanie innowacji, które pozwalają oszczędzić czas i pieniądze jest więc niepisanym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Zwłaszcza jeśli zależy mu na tym, aby rozwijać firmę, zdobywać przewagę konkurencyjną i wychodzić naprzeciw zmieniającym się potrzebom pracowników i kontrahentów.
Jednym z najbardziej popularnych trendów, który przynosi firmom wymierne korzyści, jest cyfryzacja i digitalizacja najważniejszych procesów, w tym także fakturowania. Choć wielu przedsiębiorców z sukcesem korzysta z e-faktur, część z nich wciąż nie jest przekonana do takiego rozwiązania. Nie jesteś pewien, jakie korzyści przyniesie Twojej firmie fakturowanie elektroniczne? Oto 7 najważniejszych.
Wystawienie, wydrukowanie i włożenie do koperty papierowej faktury trwa tylko kilka minut. Jeśli jednak każdego dnia pracownicy działu księgowości wystawiają kilka, a nawet kilkanaście dokumentów, cały proces zabiera już zdecydowanie więcej czasu. Zwłaszcza jeśli koperty trzeba jeszcze zanieść na pocztę i wysłać do odbiorców.
Przechodząc na elektroniczne fakturowanie, zaoszczędzisz mnóstwo czasu, który będziesz mógł przeznaczyć na to, co naprawdę ważne.
Elektroniczne fakturowanie pozwala zaoszczędzić nie tylko czas, ale także pieniądze. E-faktury to mniej zużytego papieru, tonera i oszczędności na poczcie.
Ciekawych wniosków na ten temat dostarcza zestawienie opublikowane na portalu ksiegowosc.infor.pl.
W mikrofirmie, która wystawia 10 faktur miesięcznie koszt jednej papierowej faktury to około 4 zł, e-faktury - 0,60 zł. Roczny koszt papierowych faktur wynosi więc aż 480 zł, a faktur elektronicznych - 76,8 zł. W małych firmach (100 faktur miesięcznie) oszczędności wynikające z przejścia na elektroniczne fakturowanie w skali 12 miesięcy wynoszą średnio 4032 zł, dalej odpowiednio w średniej wielkości przedsiębiorstwach (1000 faktur miesięcznie) - 41 640 zł, a w dużych (10 000 faktur miesięcznie) - nawet 448 800 zł!
Najlepszym sposobem na wystawianie e-faktur jest skorzystanie z platformy do elektronicznego fakturowania, np. Fakturownia. Dzięki pełnej automatyzacji wypełniania poszczególnych pól dokumentu usprawnisz i przyspieszysz cały proces, eliminując ryzyko ludzkich błędów.
Po wystawieniu faktury w Fakturowni możesz zapisać ją na dysku w swoim komputerze lub wysłać go do klienta bezpośrednio z panelu. Dzięki elektronicznej formie dokument dotrze do odbiorcy już w ciągu kilku sekund! Taka procedura zapewnia ogromną wygodę i… zwiększa szanse na szybszą płatność. Zwłaszcza jeśli na e-fakturze umieścisz przycisk „Kliknij i zapłać online”, który przeniesie klienta na stronę operatora płatności (np. PayU, PayPal, Przelewy24, DotPay, Transferuj czy BitPay).
Zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem obowiązkiem przedsiębiorcy jest przechowywanie wystawionych faktur przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, do którego dokument się odnosi. Archiwizowanie faktur w formie elektronicznej nie wymaga zakupu grubych segregatorów i regularnego wpinania do nich kolejnych dokumentów. Wszystkie wystawione dokumenty z powodzeniem zgromadzisz na dysku lub/i w chmurze. Dzięki temu oszczędzisz ogrom przestrzeni. Sprawisz także, że wyszukiwanie poszczególnych faktur będzie łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej.
Z Fakturowni możesz korzystać nie tylko z poziomu komputera, ale także tabletu lub smartfona. Będziesz mógł więc wystawiać faktury… zawsze i wszędzie, np. podczas spotkania z klientem czy w podróży.
Czy wiesz, że aby wydrukować obecną liczbę wystawianych w Polsce tradycyjnych faktur (około 1,5 mld) należy przetworzyć ponad 250 tys. drzew? Biorąc pod uwagę aktualny stan naszej planety, zdecydowanie warto postawić na ekologiczne rozwiązania. A takim z całą pewnością są e-faktury.
Wiele wskazuje na to, że w przyszłości elektroniczne faktury zastąpią tradycyjne papierowe dokumenty. Zdecydowanie nie warto jednak czekać na to, aż takie realia staną się koniecznością, a nie wyborem. Początek nowego roku to świetny moment na to, aby wprowadzić w firmie pozytywne zmiany i odkryć zalety elektronicznego fakturowania!