Data publikacji: 2025-12-12
Sylwia Cerecka
Zanim wystawisz pierwszą e-fakturę w KSeF, potrzebujesz dostępu do systemu. Bez obaw – to nic skomplikowanego, a cały proces można przejść w kilku krokach, jeśli tylko wiesz od czego zacząć. W tym artykule pokażemy Ci, jak to zrobić.
W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność uprawnienia do działania w KSeF są nadawane automatycznie. System rozpoznaje Cię jako właściciela na podstawie NIP-u, dlatego nie trzeba składać osobnych wniosków ani zgłoszeń. Wystarczy poprawnie się zalogować i możesz korzystać z KSeF od razu.
KSeF oferuje cztery metody autoryzacji:
Każda metoda działa nieco inaczej, dlatego warto wybrać tę najlepiej dopasowaną do sposobu pracy Twojej firmy.
To najłatwiejsze rozwiązanie dla większości przedsiębiorców. Profil Zaufany potwierdza tożsamość online i działa w wielu usługach publicznych (np. ZUS, CEIDG). Jest darmowy i nie wymaga instalowania dodatkowych narzędzi – wystarczy bankowość internetowa lub aplikacja mObywatel.
Profil Zaufany świetnie sprawdza się przy ręcznym logowaniu.
Jeżeli używasz kwalifikowanego podpisu elektronicznego do umów lub JPK, możesz go także wykorzystać do autoryzacji w KSeF. Podpis musi zawierać Twój PESEL lub NIP, aby system mógł Cię zidentyfikować i określić uprawnienia. W wyjątkowych przypadkach, gdy podpis nie zawiera tych danych, możliwe jest zgłoszenie tzw. „odcisku palca” podpisu.
Wejdź na stronę https://ksef.podatki.gov.pl//bezplatne-narzedzia-ksef-20/ i wybierz środowisko.
Następnie wybierz logowanie podpisem, kliknij „Podpisz oświadczenie” i wpisz PIN.
Ta metoda jest wygodna dla przedsiębiorców, którzy używają podpisu na co dzień. Jeśli go nie posiadasz, nie musisz go kupować wyłącznie ze względu na KSeF.
Token to klucz pozwalający programom do fakturowania łączyć się z KSeF bez konieczności każdorazowego logowania. Jest to narzędzie tymczasowe – Ministerstwo zapowiedziało jego wygaszenie z końcem 2026 r.
Token generujesz samodzielnie po uwierzytelnieniu w KSeF Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Od tej chwili program będzie automatycznie wysyłać i pobierać faktury z KSeF.
Certyfikat KSeF został stworzony, aby umożliwić pełną automatyzację i wygodną integrację z systemami do fakturowania takimi, jak Fakturownia. Pobiera się go w Aplikacji Podatnika lub w MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień) dla środowiska produkcyjnego, które będzie aktywne od 1 lutego 2026 r. Dzięki certyfikatowi system rozpoznaje Cię jako uprawnionego użytkownika, a certyfikat traktuje jako cyfrowe potwierdzenie tożsamości.
Integracja Fakturowni z KSeF będzie się opierać na certyfikatach. Użytkownik będzie miał możliwość dodania certyfikatu i połączenia się z Krajowym Systemem e-faktur na dwa sposoby:
Generowanie certyfikatu będzie się odbywało po API w tle, poprzez pobranie specjalnego pliku i podpisanie go podpisem elektronicznym.
Ręczne wgranie wygenerowanego na stronie Aplikacji Podatnika certyfikatu.
Coraz więcej przedsiębiorców wybiera certyfikat KSeF, ponieważ zapewnia on bezproblemowe i stabilne korzystanie z systemu, eliminując konieczność ręcznego odnawiania tokenów i logowania.
Zobacz też: Certyfikat KSeF – co to jest i jak go uzyskać? Przewodnik dla przedsiębiorców
Dla jednoosobowej działalności najprościej zacząć w ten sposób:
Dostęp do KSeF dla JDG można uzyskać na kilka sposobów: przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, token lub certyfikat. Najprościej zacząć od Profilu Zaufanego, a przy pracy z programem do fakturowania najlepiej korzystać z tokenu lub certyfikatu. Wybór odpowiedniej metody zajmuje kilka minut – i wystarczy, by Twoja firma była gotowa do bezproblemowej pracy z KSeF.
Wypróbuj za darmo przez 30 dni. Bez opłat instalacyjnych i długotrwałych zobowiązań.