Najważniejsze zmiany w wystawianiu faktur w 2014 roku

1 stycznia 2014 roku wchodzi w życie nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług, która przynosi wiele znaczących zmian w rozliczeniach VAT-u. Zmiany nie ominą również zasad wystawiania faktur. Oto pierwsza część artykułu o 10 najważniejszych zmianach w fakturowaniu, o których powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca.

1. Większość przepisów o fakturach znajdzie się w ustawie, a tylko część w rozporządzeniu
Pierwszą zmianą dotyczącą faktur jest to, gdzie od 1 stycznia 2014 roku należy szukać przepisów na ich temat. Ustawodawca podjął decyzję, aby większość uregulowań dotyczących faktur przenieść do ustawy o VAT i tym samym nadać im rangę ustawy. Znajdą się one w art. 106a – art. 106q ustawy.

Ustawodawca zastrzegł sobie jednak możliwość wydania dodatkowych rozporządzeń, które mogłyby w uzasadnionych przypadkach ograniczyć wymagane dane na fakturach, wydłużyć termin wystawiania faktur, a także wprowadzić inne odstępstwa od zasad określonych w ustawie. Jeszcze przed wejściem w życie nowelizacji, Minister Finansów z tej możliwości skorzystał i wydał Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3.12.2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Rozporządzenie odnosi się głównie do faktur dotyczących czynności zwolnionych z VAT oraz usług związanych z transportem.

2. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT wystawią faktury, a nie rachunki

Na przestrzeni lat, przedsiębiorcy przyzwyczaili się do rozróżnienia na tzw. vatowców (czynnych podatników VAT), którzy wystawiają faktury VAT oraz tzw. nievatowców (podatników zwolnionych z VAT), którzy wystawiają rachunki. Wystawianie faktur regulowała ustawa o VAT oraz rozporządzenie do niej, zaś wystawianie rachunków – Ordynacja podatkowa i dodatkowe rozporządzenie.
Ustawodawca doszedł do wniosku, że nie ma uzasadnienia dla sytuacju, by jeden przedsiębiorca dokumentował sprzedaż „fakturą”, a inny „rachunkiem”. Zmiany od 1 stycznia 2014 mają tym samym na celu ujednolicenie tej kwestii – od tej daty wszyscy przedsiębiorcy będą upoważnieni do wystawiania faktur, niezależnie od tej czy zwolnieni z VAT czy też nie.

Rozwiąże to wiele problematycznych dotychczas sytuacji. O ile przepisy dotyczące faktur przewidywały możliwość wystawiania faktur korygujących ,to Ordynacja podatkowa nie przewidywała żadnych przepisów szczególnych w zakresie korygowania rachunków. Od 1 stycznia będzie jasne, że błąd popełnionych przez nievatowca na dokumencie sprzedaży skoryguje za pomocą faktury korygującej.

Nie zmieni się to, że przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nie będą musieli potwierdzać każdej sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy lub osoby prywatnej dokumentem sprzedaży. Tak jak dotychczas, będą musieli wystawić dokument tylko, jeśli klient sobie tego wyraźnie zażyczy. Różnica polegać będzie na tym, że jeśli przedsiębiorca zostanie zobowiązany do wystawienia tego dokumentu, to od 1 stycznia tym dokumentem będzie faktura, a nie rachunek. Nowością jest to, że brak obowiązku wystawienia faktury zostanie rozszerzony na podatników VAT czynnych, którzy wykonują czynności zwolnione.

Wydaje się, że jest to zmiana, której nie są świadomi przedsiębiorcy. Jednakże, od 1 stycznia 2014 zacznie obowiązywać Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3.12.2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Zgodnie z tym rozporządzeniem, faktury wystawiane przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT będą zawierać te same dane co do tej pory rachunki.

Dzięki temu rozwiązaniu, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, nie zaczną od 1 stycznia wystawiać wadliwych dokumentów, jeśli przyzwyczaili się do rachunków. Nawet jeśli dokument zostanie przez nich zatytułowany „rachunkiem” a nie „fakturą”, nie będzie to robić różnicy z punktu widzenia przepisów – jeśli wystawiony dokument będzie zawierać wszystkie elementy typowe dla dotychczasowego rachunku, to będzie stanowić fakturę. Tytuł zamieszczony na dokumencie będzie w tym wypadku nieistotny. Wynika to z tego, że nie jest on obowiązkowym elementem faktury, dlatego faktura będzie prawidłowa zarówno, jeśli w jej tytule znajdzie się „faktura”, „rachunek” czy też dowolny inny tytuł bądź nie będzie go w ogóle.

Istotną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę jest to, że faktury dla czynności zwolnionych z VAT z reguły powinny zawierać podstawę zwolnienia tj. podanie konkretnego przepisu, z którego wynika zwolnienie z VAT. Nie dotyczy to zwolnienia podmiotowego (podatników VAT zwolnionych) oraz usług finansowych. Wszyscy pozostali np. świadczący usługi medyczne, udzielający korepetycji czy wynajmujący mieszkania, muszą obowiązkowo podawać podstawę zwolnienia na wystawianych fakturach.

UWAGA: Oznacza to, że jeśli osoba prywatna wynajmuje lokal mieszkalny, to od 1 stycznia 2014 na żądanie najmującego będzie zobowiązana do wystawienia faktury, a co więcej – obowiązkowego podania podstawy zwolnienia z VAT.

3. Wydłuży się termin na wystawienie „standardowych” faktur

Obecnie, jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinno być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż 7. dnia, licząc od dnia dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. W ciągu tego 7-dniowego terminu przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury.

W praktyce oznacza to możliwość „przerzucenia” obowiązku podatkowego na kolejny miesiąc i późniejszą zapłatę VAT-u od wystawionej faktury w pewnych wypadkach. Jeżeli przedsiębiorca zakończył realizowanie usługi 28 marca 2013, a następnego dnia – 29 marca 2013 – wystawił fakturę, to będzie zobowiązany do zapłaty VAT w rozliczeniu za marzec. Jeśli jednak poczekałby z wystawieniem faktury od 1 kwietnia, to wtedy obowiązek podatkowy wystąpiłby dopiero w kwietniu, a przedsiębiorca zapłaciłby VAT z takiej faktury do 25. maja.

Od 1 stycznia 2014 roku taki zabieg nie będzie już możliwy. Dla większości transakcji, moment obowiązku podatkowego wyznaczy dzień dokonania dostawy lub wykonania usługi. Na wystawienie faktury przedsiębiorca będzie mieć czas natomiast do 15. dnia następnego miesiąca. Nowością będzie również możliwość wystawienia faktury 30 dni przed wystąpieniem obowiązku podatkowego.

Przykład: Jeżeli przedsiębiorca wyświadczy usługę na rzecz klienta w dniu 5 marca 2014, to będzie musiał wystawić fakturę do 15 kwietnia 2014 włącznie. Będzie mógł to zrobić również przed wykonaniem usługi, ale wtedy fakturę może wystawić nie wcześniej niż 5 lutego 2014.

Można się zastanawiać, jaki zamysł miał ustawodawca, by tak znacząco wydłużyć termin na wystawienie faktury, gdy od lat przedsiębiorcy musieli być w stanie zmieścić się w 7-dniowym terminie. Otóż zmiana wynika wyłącznie z dostosowania polskich przepisów do przepisów unijnych tak, by w całej Unii Europejskiej obowiązywały zbliżone zasady wystawiania faktur.

Przedsiębiorcy mogą zatem zupełnie zignorować wydłużony termin na wystawienie faktury i wystawiać je na „starych” zasadach, czyli w ciągu 7 dni. Będzie to jak najbardziej zgodne z przepisami. Możliwość wystawiania faktur przed wystąpieniem obowiązku podatkowego będzie również prawem, a nie obowiązkiem. Wydaje się jednak, że nie będzie to popularne rozwiązanie, gdyż będzie to powodować uciążliwości zarówno dla sprzedającego, jak i kupującego, związane z koniecznością rozliczenia VAT.

4. Dla niektórych dostaw i usług, lepiej będzie wystawić fakturę możliwie najpóźniej

W ustawie o VAT określono katalog czynności, dla których obowiązek podatkowy występuje na szczególnych zasadach np. otrzymania całości lub części zapłaty, lecz nie później niż 30. dnia (dla usług budowlanych) bądź upływu terminu płatności (dla usług telekomunikacyjnych). Od 1 stycznia 2014 większość szczególnych zasad zostanie zastąpionych jedną, która będzie brzmieć, że obowiązek podatkowy wystąpi w dniu wystawienia faktury.

I tak, wystawienie faktury wyznaczy moment obowiązku podatkowego m.in. dla:

• usług budowlanych lub budowlano-montażowych (UWAGA: tylko dla usług świadczonych na rzecz innych podatników),
• dostawy książek drukowanych oraz gazet, czasopism i magazynów, a także usług ich drukowania (UWAGA: tylko dla dostaw realizowanych na rzecz innych podatników),
• usług telekomunikacyjnych,
• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób i mienia i tym podobnych,
• stałej obsługi prawnej i biurowej.

Pełną listę można znaleźć w art. 19a ust. 5 pkt 3-4 ustawy o VAT, która wejdzie w życie od 1 stycznia 2014.

Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca będzie miał zupełną dowolność co do momentu wystawienia faktury. Będzie mieć wprawdzie pewną swobodę, przy czym w przepisach znajdą się maksymalne terminy na wystawienie faktury. Jeśli przedsiębiorca nie wystawi faktury albo wystawi ją po terminie, to i tak obowiązek podatkowy wystąpi w ostatnim dopuszczalnym przepisami terminie.

Na przykład, w przypadku usług budowlanych i budowlano-montażowych przedsiębiorca powinien wystawić fakturę do 30 dni, licząc od dnia wykonania usługi. Jeśli chodzi o usługi telekomunikacyjne lub najmu, przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawienia faktury maksymalnie w ostatnim dniu terminu płatności. Pokazuje to poniższa tabela:

Co zatem w przypadku usług, gdzie klient zazwyczaj płaci na podstawie faktury np. usług telekomunikacyjnych? Do końca roku jest tak, że wystawienie faktury nie rodzi konsekwencji, gdyż obowiązek podatkowy występuje dopiero w momencie upłynięcia terminu płatności wskazanego na fakturze. Od 1 stycznia im wcześniej przedsiębiorca wystawi fakturę, tym wcześniej wystąpi obowiązek zapłaty VAT-u. Jeśli wystawi ją przed terminem płatności, to zapłaci VAT z takiej faktury zanim otrzyma płatność od klienta.

Polecanym rozwiązaniem będzie wysyłanie klientom np. zestawienia miesięcznych terminów wpłat lub powiadomień o zbliżającym się terminie płatności, a wystawienie faktury w najpóźniejszym możliwym terminie, czyli w terminie płatności. Termin płatności, o którym mowa, nie musi wynikać faktury – może wynikać z umowy albo dowolnego innego dokumentu.

Należy przy tym zaznaczyć, że powyższe zasady dotyczą tylko transakcji w obrocie krajowym. Nie dotyczy to transakcji realizowanych w ramach tzw. eksportu usług, czyli usług, dla których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium kraju.

Przy tej okazji warto wspomnieć, że od 1 stycznia usługi transportowe oraz sprzedaż wysyłkowa za zaliczeniem pocztowym będzie podlegać regulacjom ogólnym, a nie szczególnym, a zatem opisanych w punkcie 3 artykułu.

5. Niektórych transakcji nie będzie wolno dokumentować fakturą zaliczkową

Zmiany w VAT wpłyną również na wystawianie faktur zaliczkowych. W przypadku większości towarów i usług, obowiązek podatkowy wystąpi w tym samym momencie, co do tej pory – w dniu otrzymania zaliczki. Fakturę zaliczkową będzie można wystawić podobnie jak dla „standardowych” faktur, czyli do 15. dnia następnego miesiąca, ale nie wcześniej niż 30 dni przed.

Jednakże dla pewnych dostaw towarów i usług wystawienie faktury zaliczkowej będzie wykluczone. Ogólnie rzecz biorąc, w stosunku do wszystkich transakcji, dla których znowelizowana ustawa wiąże obowiązek podatkowy z wystawieniem faktury (opisane w punkcie 4 artykułu), otrzymanie zaliczki nie będzie rodzić obowiązku podatkowego. Skoro obowiązek podatkowy nie wystąpi, to znaczy, że , że nie będzie się wystawiać faktury zaliczkowej.

6. Nowa definicja faktury elektronicznej

Od 1 stycznia 2014 wprowadzona zostanie definicja faktury elektronicznej, która znajdzie się w tzw. słowniczku do ustawy. Zgodnie z przepisami, będzie to „faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym”.

Skoro faktura może być wystawiona w „dowolnym formacie elektronicznym” oznacza to, że może to być zarówno plik .pdf, .png, jak również dowolny inny format, który jest w stanie odczytać odbiorca faktury. Powinien być to jednak format, który z zasady nadaje się tylko do odczytu.

Przepisy dopuszczają zarówno możliwość wysłania faktury (np. za pomocą poczty elektronicznej), jak i udostępnienia go odbiorcy (np. jako link do strony, z której można ją pobrać).

Aby faktura mogła zostać uznana za prawidłowo wystawiony dokument, nadal będzie konieczność, by przedsiębiorca zapewnił:

• autentyczność pochodzenia,
• integralność treści
• oraz czytelność faktury.

Powyższe wymagania odnoszą się nie tylko do faktur elektronicznych, ale także faktur papierowych. Przepisy określają, że spełnienie ich przedsiębiorca może zapewnić „za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Zgodnie z interpretacjami Ministerstwa Finansów, wysłanie faktury w formacie .pdf jak najbardziej spełnia wszystkie trzy warunki. Co się tyczy innych formatów np. .doc lub .rtf, są to formaty, które umożliwiają bardzo łatwą ingerencję w treść faktury, a zatem nie spełniają warunku dotyczącego konieczności zapewnienia integralności treści. Dodatkowo, w ich przypadku często występuje problem, polegający na tym, że zapisana faktura wyświetla się inaczej na komputerze sprzedawcy, a inaczej komputerze odbiorcy np. brakuje pewnych elementów.

Chociaż format .pdf zapewnia spełnienie tych trzech warunków, to wciąż przedsiębiorca ma obowiązek zapewnienia kontroli biznesowej. Nie musi mieć ona sformalizowanego charakteru ani szczególnej formy. W praktyce, wystarczy, że przedsiębiorca jest w stanie powiązać wystawienie faktury z dodatkowym dowodem np. otrzymanym zamówieniem, podpisaną umową lub potwierdzeniem wpłacenia zaliczki. Ma to przeciwdziałać wystawianiu faktur na czynności, które nie zostały faktycznie dokonane (tzw. „puste” faktury).

7. Jasny termin wystawienia faktury do paragonu

Przedsiębiorcy, którzy robią zakupy „na firmę”, często zaopatrują się w zwykłych sklepach detalicznych. Najpierw otrzymują na swoje zakupy paragon, a później proszą o wystawienie do niego faktury. Nie wszyscy przedsiębiorcy jednak proszą o fakturę od razu. Niektórzy zabierają paragon ze sobą, aby dopiero po jakimś czasie zgłosić się do sklepu ponownie, aby poprosić o fakturę.

W tym miejscu nasuwa się pytanie: jaki jest maksymalny termin, w jakim sprzedawca powinien wystawić fakturę do paragonu zgodnie z przepisami? Jest to 7 dni, 3 miesiące czy też przepisy nie nakładają w tym względzie ograniczeń?

Niektóre sklepy, a także stacje benzynowe, uważają, że faktury wystawia się zawsze do 7 dni. W związku z tym, jeśli kupujący życzy sobie fakturę, to musi się zgłosić z paragonem zanim upłynie tydzień. Jeśli zgłosi się później, sklepy odmawiają wydania faktury. Niestety, jeśli przedsiębiorca nie zdąży, może nie otrzymać faktury, przez co nie będzie mógł prawidłowo udokumentować zakupu na potrzeby księgowości.

Inne placówki deklarują, że wystawiają faktury nawet do 3 miesięcy od wydania paragonu. Ci sprzedawcy uzasadniają to terminami wynikającymi z Ordynacji podatkowej. Jest to również przeważające stanowisko urzędów skarbowych.

Od 1 stycznia 2014 nie będzie już w tej kwestii wątpliwości. Jeśli sprzedaż została potwierdzona paragonem, kupujący ma prawo w dowolnej chwili zażądać wystawienia do niego faktury. Jednakże, sprzedający ma obowiązek takie żądanie spełnić do 3 miesięcy od daty sprzedaży, licząc od końca miesiąca. Jeśli kupujący zażyczy sobie faktury np. po pół roku, sprzedawca może, ale nie musi wystawić faktury – wtedy będzie to zależeć od dobrej woli sprzedawcy.

8. Każda faktura korygująca będzie musiała zawierać przyczynę korekty

Faktury korygujące wystawia się z wielu przyczyn. Przepisy nakazują wystawiać faktury korygujące na okoliczność m.in. udzielenia rabatu po sprzedaży, przyjęcia zwrotu towaru, ale także odkrycia wszelkiego rodzaju pomyłek dotyczących cen, kwot, stawek VAT lub dowolnych innych pozycji faktur. Wyróżnia się:

- faktury korygujące „in minus”, które zmniejszają kwotę VAT wykazaną na pierwotnej fakturze np. z tytułu udzielonego rabatu bądź przyjęcia zwrotu towaru,
- faktury korygujące „in plus”, w wyniku których wartość VAT została zwiększona np. na skutek zaniżenia stawki VAT na pierwotnej fakturze albo w wyniku wzrostu ceny,
- faktury korygujące na dane formalne, które nie wpływają na kwoty wykazane na fakturze np. dotyczące danych nabywcy.

Obecnie, przepisy nakazują podanie przyczyny korekty tylko w stosunku do faktur korygujących „in minus”, które prowadzą do zmniejszenia kwoty VAT. Nie dotyczy to faktur „in plus”, a także faktur korygujących na dane formalne.

Od 1 stycznia 2014 roku obowiązkowo należy podać przyczynę wystawienia faktury korygującej w każdym wypadku, czyli zarówno dla faktur korygujących „in plus”, „in minus”, jak i na dane formalne.

9. Likwidacja faktur wewnętrznych

Obowiązujące do końca 2013 roku przepisy stanowią, że przedsiębiorcy mogą pewne transakcje dokumentować fakturami wewnętrznymi np. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług, nieodpłatne przekazanie towarów innych niż małe prezenty albo próbki itp. Przepisy posługują się wyrażeniem „mogą”, a zatem przedsiębiorcy mogą, ale nie muszą dokumentować wymienionych transakcji fakturami wewnętrznymi.

Od 1 stycznia 2014 znika ten zapis całkowicie. Oznacza to, że przedsiębiorca będzie mieć zupełną dowolność, w jaki sposób udokumentuje fakt naliczenia VAT od operacji, która nie stanowi potocznie rozumianej sprzedaży. Może naliczyć VAT za pomocą oświadczenia, noty wewnętrznej albo zupełnie zrezygnować z wystawiania osobnego dokumentu.

Mimo braku ustawowego obowiązku, warto jednak dla celów dowodowych, a także dla porządku w dokumentacji firmowej, pozostać przy zwyczaju sporządzania dokumentu na potrzeby naliczenia VAT.

10. Oznaczenie „metoda kasowa” nie tylko dla „metody kasowej”

Sformułowanie „metoda kasowa” kojarzy się przedsiębiorcom z alternatywną metodą rozliczania podatku VAT, w której obowiązek podatkowy powstaje nie w związku z wykonaniem określonej czynności (dokonania dostawy towaru albo wykonania usługi), ale otrzymaniem części lub całości zapłaty. Do końca 2013 roku adnotacja „metoda kasowa” powinna być obowiązkowo zamieszczana na fakturach wystawianych przez podatników, którzy wybrali ten sposób rozliczeń VAT.

Od 1 stycznia 2014 roku adnotację „metoda kasowa” zamieszczą na fakturze nie tylko przedsiębiorcy na „metodzie kasowej”, ale także wszyscy, którzy wykonają czynność, która powoduje powstanie obowiązku podatkowego w chwili otrzymania całości lub części zapłaty. Czynności te znajdą się w art. 19a ust. 5 pkt 1 ustawy i będą to:

• wydanie towarów przez komitenta komisantowi na podstawie umowy komisu,
• przeniesienia z nakazu organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w imieniu takiego organu własności towarów w zamian za odszkodowanie,
• dokonywanej w trybie egzekucji dostawy towarów,
• świadczenia na zlecenie sądów powszechnych, administracyjnych, wojskowych lub prokuratury usług związanych z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym (z wyjątkiem eksportu usług).

Wprawdzie dla usług finansowych i ubezpieczeniowych obowiązek podatkowy również występuje w momencie otrzymania całej lub częściowej zapłaty, ale na mocy dodatkowego rozporządzenia faktury wystawione w związku ze świadczeniem tych usług nie wymagają zamieszczenia dodatkowej adnotacji „metoda kasowa”. Adnotacji „metoda kasowa” nie należy zamieszczać również na fakturach zaliczkowych.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność.