Jak uniknąć pomyłek w tworzeniu korekt

Klienci często pytają nas, jak powinna wyglądać i co powinna zawierać poprawnie wystawiona faktura korygująca (potocznie: korekta). Z poniższego poradnika dowiesz się, jak i kiedy ją wystawić oraz co powinna zawierać. Na początek zaserwujemy trochę teorii.

W jakich przypadkach korygujemy fakturę za pomocą faktury korekty?

Najprościej mówiąc, fakturę korygującą (fakturę korektę) wystawiamy w każdym przypadku, gdy wystawiona faktura nie jest adekwatna do zaistniałej transakcji. Najczęściej zdarza się tak w przypadku udzielenia rabatu potransakcyjnego, zwrotu towaru lub zwykłej pomyłki przy generowaniu dokumentu pierwotnego.

Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT mówi, że faktura korygująca ma zastosowanie, gdy po wystawieniu i wysłaniu faktury dla kontrahenta:

1. udzielono rabatu cen - wystawiamy wtedy fakturę korygującą zmniejszającą cenę netto towaru, towarów, usługi transportowej etc, wartość podatku VAT oraz wartość brutto.
2. ustalono, że cena powinna być wyższa - faktura korygująca w takim wypadku będzie zwiększała cenę netto, podatek VAT i wartość brutto względem faktury pierwotnej.
3. otrzymano zwrot całości lub części towarów - wystawiamy wtedy fakturę korygującą, zmniejszającą ilość sprzedanego towaru (co przekłada się na zmniejszenie pozycji cena netto, podatek VAT, wartość brutto).
4. zwrócono nabywcy zaliczkę, całość lub część zapłaty otrzymanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi - korygujemy wtedy do osiągnięcią pożądanej kwoty odpowiednio całość lub część kwot składających się na pierwotną fakturę.
5. stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub innej pozycji faktury - korygujemy wtedy odpowiednią pozycję.

Jakie są obecne wymogi dla dokumentu korygującego?

Choć na “zwykłych” fakturach nie trzeba umieszczać nazwy “faktura”, to faktura korygująca musi zawierać oznaczenie wkazujące jej rodzaj, np: “korekta” lub “faktura korygująca”.

1. na korekcie należy podać jej numer (kolejny) oraz datę wystawienia.
2. na korekcie podajemy dane faktury pierwotnej (datę jej wystawienia oraz numer, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje).
3. kwotę korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego, z zaznaczeniem, które kwoty dotyczą poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej lub skorygowaną treść pozycji wymagających zmian (należy podać wartości korygowanych pozycji ‘przed korektą’, wartość dokonanej korekty oraz wartość korygowanych pozycji ‘po korekcie’).
4. konieczne jest podanie przyczyny korekty (udzielenie rabatu, zwrot towaru, błąd przy wypisywaniu faktury pierwotnej).

W przypadkach upustów lub obniżek, konieczne jest wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany upust/obniżka.

Czytaj również: Faktura korygująca a nota korygująca

Najczęstsze pytania o fakturę korektę

Jak wystawić dokument korygujący?

Fakturę korektę w systemie Fakturownia wystawia się w bardzo prosty sposób. Służą do tego przyspieszające pracę skróty, które pojawiają się podczas podglądu dokumentu.

Czy muszę wypełniać wszystkie dane korekty?

Faktura korekta otrzyma wszystkie dane, które posiada faktura pierwotna, dzięki czemu unikamy ponownego wypełniania wszystkich rubryk.

Dlaczego kwota korekty (dokument korygowany) wychodzi na zero złotych?

Dzieje się tak wtedy, gdy przed korektą i po korekcie wpisana jest ta sama wartość, taki dokument nie jest poprawny, jeśli nie dokonano zwrotu towaru. Na korekcie ma znaleźć się kwota samego skorygowania.

Dlaczego kwota dokumentu korygowanego ma wartość ujemną? Przecież muszę otrzymać zapłatę.

Klienci często mylą wartość korekty z kwotą, która pozostaje po korekcie. Korekta nie ma pokazać kwoty do zapłaty, pamiętajmy, że liczy się też faktura pierwotna. Odnośnik do niej zawsze znajduje się pod dokumentem korygującym.

Czy można skorygować korektę?

Zdarza się, że fakturę po raz kolejny zaksięgowano błędnie i należy wystawić ponowną korektę. Taki przypadek również łatwo naprawić, korzystając z dostępnych funkcji dokumentu oraz poradnika.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność.