import usług art 28b to temat, z którym spotyka się wiele firm kupujących usługi od zagranicznych kontrahentów, nawet jeśli na co dzień nie zajmują się podatkami. W praktyce chodzi o sytuację, gdy polski przedsiębiorca nabywa usługę od podmiotu z innego kraju, a zgodnie z przepisami miejscem opodatkowania jest Polska. Oznacza to, że to nie zagraniczny sprzedawca, lecz nabywca w Polsce ma obowiązek rozliczyć podatek VAT. Taka zasada najczęściej działa w relacjach między firmami, czyli w modelu B2B. Dla wielu przedsiębiorców brzmi to skomplikowanie, ale sam mechanizm można zrozumieć dość prosto: jeśli kupujesz określoną usługę dla swojej działalności, to często musisz sam wykazać VAT w swojej ewidencji i deklaracji.

W artykule wyjaśniamy, kiedy art. 28b ustawy o VAT ma zastosowanie, jakie warunki trzeba sprawdzić przed rozliczeniem oraz które usługi najczęściej podlegają tym zasadom. Chodzi zwłaszcza o usługi reklamowe, doradcze, informatyczne, licencje czy subskrypcje narzędzi cyfrowych. Omawiamy też wyjątki, bo nie każda usługa kupiona z zagranicy będzie rozliczana w ten sam sposób. Dzięki temu łatwiej ocenić, czy dana faktura rzeczywiście oznacza import usług, kiedy powstaje obowiązek podatkowy i jak poprawnie ująć transakcję w JPK_V7. To praktyczne omówienie pomaga uniknąć typowych błędów, takich jak złe ustalenie miejsca świadczenia, niewłaściwe przeliczenie waluty czy pominięcie obowiązku wykazania VAT.

Import usług według art. 28b – na czym polega i kiedy powstaje obowiązek rozliczenia

Import usług art 28b dotyczy sytuacji, w której kupujesz usługę od zagranicznego kontrahenta, a miejscem jej opodatkowania jest Polska. Wynika to z ogólnej zasady z art. 28b ustawy o VAT, stosowanej głównie w relacjach B2B, czyli między podatnikami. W praktyce oznacza to, że jeśli jako polski przedsiębiorca nabywasz np. usługi doradcze, reklamowe czy informatyczne od firmy z innego kraju, to często to Ty, jako usługobiorca, rozliczasz VAT należny w Polsce.

Kluczowe znaczenie ma tu status podatnika – art. 28b stosuje się wtedy, gdy usługobiorca działa jako podatnik VAT. Obowiązek podatkowy przy imporcie usług powstaje zasadniczo z chwilą wykonania usługi, a przy usługach rozliczanych okresowo – z upływem danego okresu rozliczeniowego. Dlatego import usług art 28b wymaga każdorazowo sprawdzenia, kto jest nabywcą, gdzie znajduje się miejsce świadczenia i kiedy usługa została faktycznie wykonana.

Automatyzuj procesy, integrując swoje ulubione narzędzia z Fakturownią

Skorzystaj z bogatych możliwości, jakie daje otwarte API naszego systemu.

Dowiedz się więcej

Najważniejsze warunki i wyjątki – na tej liście sprawdzisz, czy art. 28b ma zastosowanie

Przy rozliczaniu import usług art 28b warto najpierw sprawdzić, czy dana transakcja rzeczywiście podlega tej zasadzie. Nie każda usługa kupiona od zagranicznego kontrahenta będzie automatycznie rozliczana według art. 28b ustawy o VAT. Kluczowe jest ustalenie, czy po Twojej stronie występuje status podatnika, a po stronie sprzedawcy – podmiotu świadczącego usługę w ramach działalności gospodarczej.

• zweryfikuj status podatnika nabywcy i sprzedawcy,
• ustal siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności, jeśli ma wpływ na usługę,
• sprawdź rodzaj usługi – część świadczeń podlega przepisom szczególnym, a nie art. 28b,
• określ moment wykonania usługi, bo wpływa na obowiązek podatkowy,
• zgromadź dokumenty potwierdzające zakup i warunki transakcji,
• prawidłowo ustal podstawę opodatkowania, obejmującą całość należnego wynagrodzenia.

Jeżeli dla danej usługi obowiązuje przepis szczególny, to on ma pierwszeństwo – dlatego przed rozliczeniem import usług art 28b trzeba ocenić całą transakcję, a nie tylko kraj siedziby kontrahenta.

Które usługi najczęściej podlegają rozliczeniu – praktyczne przykłady z działalności firm

W praktyce import usług art 28b najczęściej dotyczy świadczeń niematerialnych kupowanych od zagranicznych kontrahentów. Chodzi przede wszystkim o usługi reklamowe, marketingowe, doradcze, IT, licencje, obsługę księgową, szkolenia online oraz subskrypcje narzędzi cyfrowych. Jeżeli jako przedsiębiorca nabywasz np. kampanię reklamową od platformy z Irlandii, dostęp do systemu CRM od firmy z USA albo wsparcie programistyczne od podmiotu z Niemiec, co do zasady miejscem opodatkowania będzie Polska – czyli kraj siedziby usługobiorcy.

Warto jednak pamiętać, że nie każda usługa automatycznie wpada pod import usług art 28b. Przykładowo usługi związane z nieruchomościami rozlicza się według miejsca położenia nieruchomości, a nie według siedziby nabywcy. Podobnie część usług wstępu na wydarzenia, takie jak targi czy konferencje, podlega odrębnym zasadom. Dlatego przy zakupie od kontrahenta z UE lub spoza UE zawsze warto najpierw ustalić, czy dana usługa podlega regule ogólnej, czy jednemu z wyjątków.

Rozliczenie VAT krok po kroku – jak ująć import usług art 28b w ewidencji i deklaracjach

Przy import usług art 28b to Pan/Pani, jako nabywca, rozlicza VAT należny w Polsce. Obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą wykonania usługi, a jeśli wcześniej otrzyma Pan/Pani fakturę lub zapłaci zaliczkę – trzeba sprawdzić, czy wpływa to na moment rozliczenia. Gdy faktura jest wystawiona w walucie obcej, kwoty przelicza się według właściwego kursu NBP albo EBC, przyjmowanego zgodnie z zasadami VAT dla dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego.

W ewidencji VAT transakcję wykazuje się jednocześnie po stronie podatku należnego, a jeśli przysługuje prawo do odliczenia – również naliczonego. Dzięki temu import usług bywa neutralny podatkowo, czyli nie zwiększa realnego obciążenia firmy. Inaczej jest wtedy, gdy prowadzi Pan/Pani sprzedaż zwolnioną z VAT lub ma ograniczone prawo do odliczenia – wówczas podatek może stać się kosztem. W 2026 roku ujęcie następuje w pliku JPK_V7, gdzie trzeba prawidłowo wykazać podstawę opodatkowania i kwotę VAT.

Najczęstsze błędy przy imporcie usług art. 28b – czego unikać, by nie narazić się na korekty

Przy rozliczaniu importu usług art 28b częstym błędem jest przyjęcie, że każda faktura od zagranicznego kontrahenta, wystawiona bez polskiego VAT, automatycznie oznacza import usług. To założenie bywa ryzykowne, ponieważ najpierw trzeba ustalić miejsce świadczenia usługi i sprawdzić, czy nie ma zastosowania wyjątek od art. 28b. Dotyczy to m.in. niektórych usług związanych z nieruchomościami, transportem czy wydarzeniami.

Problemy powoduje też nieprawidłowe ustalenie momentu obowiązku podatkowego, błędne przeliczenie waluty oraz brak ujęcia transakcji w ewidencji VAT. Przed zaksięgowaniem dokumentu warto zweryfikować status stron, rodzaj usługi, datę wykonania oraz kurs przeliczeniowy. Istotne jest również poprawne udokumentowanie zakupu, ponieważ sama faktura nie zawsze wystarcza, by bezpiecznie rozliczyć import usług art 28b.

Podsumowanie

Rozliczenie usług kupowanych od zagranicznych kontrahentów wymaga przede wszystkim spokojnego sprawdzenia kilku podstawowych elementów: kto jest nabywcą, jaki jest charakter usługi, gdzie znajduje się miejsce jej opodatkowania i kiedy uznaje się ją za wykonaną. Właśnie od tych kwestii zależy, czy należy zastosować art. 28b ustawy o VAT. W praktyce najczęściej dotyczy to usług niematerialnych, czyli takich, które nie mają fizycznej postaci, jak reklama, doradztwo, wsparcie IT, licencje czy szkolenia online. Jeżeli miejscem świadczenia jest Polska, przedsiębiorca ma obowiązek wykazać VAT należny po swojej stronie. Często może równocześnie odliczyć VAT naliczony, co sprawia, że transakcja bywa neutralna podatkowo, ale nie dzieje się tak zawsze, szczególnie przy sprzedaży zwolnionej z VAT albo ograniczonym prawie do odliczenia.

W codziennej działalności największe znaczenie ma prawidłowa analiza dokumentów i okoliczności transakcji. Sama faktura od zagranicznej firmy bez polskiego VAT nie przesądza jeszcze automatycznie o sposobie rozliczenia. Trzeba uwzględnić także przepisy szczególne, które w niektórych przypadkach mają pierwszeństwo przed regułą ogólną, na przykład przy usługach związanych z nieruchomościami lub określonymi wydarzeniami. Istotne jest również poprawne ustalenie podstawy opodatkowania, kursu waluty oraz właściwe wykazanie danych w ewidencji VAT i w pliku JPK_V7. Dobrze uporządkowany proces weryfikacji transakcji pozwala ograniczyć ryzyko korekt, zaległości podatkowych i niepotrzebnych problemów podczas kontroli, a jednocześnie ułatwia bezpieczne rozliczanie zakupów usług z UE i spoza UE.