Jak wystawić fakturę? To pytanie bardzo często zadają sobie początkujący przedsiębiorcy. Także bardziej doświadczeni właściciele firm czasem gubią się w prawnych meandrach. Co wpisać na fakturze? Mamy dla was małą przypominajkę. 

Choć fakturowanie nie jest świeżym zjawiskiem w Polsce, nadal na jego temat krąży wiele nieprawdziwych informacji. Zobaczmy, co należy zrobić, żeby prawidłowo wystawić fakturę i nie narazić się na kłopoty. Poznajcie też nieobowiązkowe, ale przydatne elementy, które powinny się na niej znaleźć.

Prawne podstawy faktury 

Faktura jest jedną z najpopularniejszych form potwierdzenia zaistniałej transakcji. Wystawienie i przekazanie faktury powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Może być wystawiana w formie papierowej lub elektronicznej. E-faktura jest dokumentem równoważnym w stosunku do tradycyjnej papierowej faktury. 

 

Ważne, by wystawiając fakturę (bez względu na jej formę), zachować wymagane przez prawo elementy. Obecne zasady wystawiania faktur reguluje rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979).

Elementy obowiązkowe faktury i E-faktury

Aby faktura była rzeczywiście fakturą, musi zawierać w sobie kilka istotnych elementów. Co ciekawe, przygotowany dokument wcale nie musi przez nas zostać nazwany fakturą, by rzeczywiście nią być. W jaki sposób dokument staje się więc pełnoprawną fakturą? Dzieje się tak, dzięki danym, jakie w nim zaprezentujemy.

Dane, które musisz podać na fakturze

Jedną z informacji, która jest obowiązkowym punktem każdej faktury, jest data wystawienia faktury. Jeśli faktura nie została wystawiona w dniu sprzedaży czy realizacji usługi, na fakturze musi znaleźć się także data dostarczenia towaru czy wykonania usługi.

Artykuł 106e ustawy o VAT nakłada także obowiązek podania numeru fakturze. Na dokumencie tym trzeba wpisać również imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numer NIP. NIP- u nie podajemy, jeżeli mamy do czynienia z osobą prywatną.

 Nim ostatecznie zatwierdzimy fakturę, warto sprawdzić w internecie (np. na stronach GUS-u), czy informacje są poprawne, a rzeczona firma działa naprawdę. Prawo wymaga także, by na fakturze koniecznie znalazła się także nazwa towaru lub usługi oraz sprzedana/ zrealizowana ilość przedmiotów, lub zakres wykonanych usług. 

Co jeszcze musi się znaleźć na fakturze?

Data, numer faktury, dane klienta i wykonawcy oraz nazwa przedmiotu transakcji czy usługi to nie jedyne informacje, jakie musimy wpisać na fakturze. By urząd skarbowy nie miał wobec nas żadnych zastrzeżeń, na fakturze koniecznie należy podać cenę jednostkową netto towaru lub usługi oraz kwotę należności ogółem.

 W sumie wartości sprzedaży netto musimy wyszczególnić sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku VAT oraz sprzedaż zwolnioną z podatku. Poinformować musimy ponadto o zastosowanych rabatach. Jeśliby tego było mało, zobowiązani jesteśmy jeszcze do wpisania kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów lub usług z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

MPP - pisać na fakturze czy nie?

Osoby, które korzystają z metody podzielonej płatności (MPP), czyli rozdzielają rachunki, na dwa: pierwsze, na które ma wpływać kwota netto oraz drugie - rachunek VAT, na którym księgowane są kwoty VAT, mają obowiązek opisać to na fakturze. By wszystko było zgodnie z prawem, muszą zastosować zapis "mechanizm podzielonej płatności".

Do 1 czerwca 2021 roku w części ewidencyjnej sprzedaży/zakupu JPK_VAT należało użyć oznaczenia “MPP”. Od 1 lipca 2021 zniesiono ten obowiązek. W dalszym ciągu trzeba jednak podać oznaczenie MPP na wystawionej faktu

Jeśli wystawiamy fakturę, której wartość przekracza 15000 zł, a zarówno my, jak i nasz klient jesteśmy firmami oraz chociaż jeden towar lub usługa  z faktury należy do  "wrażliwych" (czyli znajduje się w załączniku 15 ustawy o VAT), to zawsze musimy na swojej fakturze umieścić oznaczenie MPP. Co to daje? Kontrahent wie, że powinien płatność za taką fakturę przelać na dwa oddzielne rachunki.

Metoda kasowa w VAT - jak wystawić fakturę?

Zgodnie z prawem, podatnicy, którzy rozliczają się z fiskusem za pomocą metody kasowej, muszą poinformować o tym na fakturze. W jaki sposób? Na fakturze trzeba umieścić zapis “metoda kasowa”. W przypadku braku takiej adnotacji trzeba wystawić fakturę korygującą. 

Faktura VAT marża - jak ją wystawić?

 Faktura VAT marża to szczególny dokument, jeżeli chodzi o sposób naliczania podatku VAT. Wspomniana marża to różnica między kwotą należności, jaką płaci nabywca towaru lub usługi, a ceną nabycia, pomniejszoną o kwotę podatku. 

Na samej fakturze VAT marża nie ma informacji o kwocie podatku. Nie oznacza to jednak, że sprzedawca jest z niego zwolniony. Musi naliczyć go samodzielnie i przekazać sumę do urzędu skarbowego. 

Z faktury VAT marża mogą korzystać podatnicy, którzy świadczą usługi turystyczne, są dostawcami towarów używanych, są dostawcami przedmiotów kolekcjonerskich, antyków i/lub dzieł sztuki.

Faktura VAT z marżą dla branży turystycznej

Zgodnie z art. 119 ustawy o VAT, usługi turystyczne mają stawkę preferencyjną 0% VAT w przypadku, kiedy usługi nabyte od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty świadczone są poza Unią Europejską. 

 W sytuacji, kiedy te usługi tylko częściowo świadczone są poza Wspólnotą, tylko część spoza UE opodatkowana jest stawką VAT 0%. Chcąc stosować taką stawkę, podatnik musi mieć udokumentowane potwierdzenie świadczenie tych usług poza Unią Europejską.

W czasie wystawiania faktury VAT marża przez podatnika zajmującego się prowadzeniem usług turystycznych, na fakturze musi zostać wykazana wartość brutto usługi. Nie podaje się wyszczególnionej kwoty podatku. Nawet jeżeli usługi turystyczne składają się z usług własnych i nabywanych od innych, podatnik wystawia jedną, wspólną fakturę VAT marża. Koniecznie na fakturze musi znaleźć się informacja “procedura marży dla biur podróży”. 

Faktura VAT z marżą w przypadku towarów używanych - jak wystawić?

Wystawiając fakturę VAT marża przy sprzedaży towarów używanych, trzeba dodać na niej zapis “procedura marży - towary używane”. Co jest tutaj podstawą opodatkowania? Kwota marży stanowiąca różnicę między kwotą całkowitą (płaci ją nabywca towaru) a kwotą nabycia, od której odlicza się kwotę podatku.

Marża w przypadku sprzedaży towarów używanych wynosi 23%. W przypadku, kiedy towar jest przedmiotem eksportu, VAT wynosi 0%. 

Faktura VAT z marżą w przypadku dzieł sztuki - jak wystawić?

Faktura VAT marża w przypadku sprzedaży dzieł sztuki, antyków czy przedmiotów kolekcjonerskich musi zawierać zapis “procedura marży - dzieła sztuki” lub “procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.

W stosunku do handlu dziełami sztuki stosuje się stawkę podstawową 23 % VAT. Jeżeli towary pochodzą z importu lub z wewnątrzwspólnotowego nabycia, stawka VAT wynosi 8%. Podstawą opodatkowania jest marża, będąca różnicą między kwotą sprzedaży a kwotą nabycia, pomniejszoną o kwotę podatku.

Jak uwzględnić fakturę zaliczkową?

Jeżeli wystawiliśmy fakturę zaliczkową (powinna się na niej znaleźć informacja o wartości zamówionej usługi lub towaru) i nie została ona opłacona w całości po wykonaniu usługi czy dostarczeniu towaru, trzeba wystawić fakturę końcową. Na niej oprócz podstawowych, wymienionych już wcześniej danych, musi pojawić się informacja o wcześniejszych zaliczkach (należy wpisać numer faktury zaliczkowej oraz sumę otrzymanych zaliczek).

W ilu egzemplarzach trzeba wystawiać fakturę?

Faktura w większości przypadków wystawiana jest w dwóch egzemplarzach - dla sprzedawcy i nabywcy. Fakturę w trzech egzemplarzach wystawiają jedynie organy egzekucyjne. Dawniej rozróżniano oryginał i kopię faktury. Dziś takiego podziału się nie stosuje.

Kiedy wystawić fakturę?

Choć debiutującym przedsiębiorcom może wydawać się to dziwne, wystawienie faktury tuż po zakończeniu usługi  nie jest obowiązkowe i korzystne dla nich. czy sprzedaży nie zawsze jest dobrym pomysłem. 

Wystawiania faktury nie można jednak odwlekać w nieskończoność. Ustawodawca przygotował szereg obostrzeń dotyczących różnych opcji, ale generalna zasada mówi, iż trzeba wystawić fakturę do 15 dni od końca miesiąca, w którym została wykonana usługa lub dostarczony towar.

Komu można wysłać fakturę elektroniczną?

Czy każdy przedsiębiorca może każdemu kontrahentowi wystawić e - fakturę? Oczywiście! Według prawa, osoba wystawiająca fakturę może ją wysłać w formie elektronicznej klientowi bez uzyskania uprzedniej zgody na takie rozwiązanie.

Choć istnieje zapis mówiący o tym, że elektroniczne przesłanie faktury wymaga zgody odbiorcy, to według fiskusa, zakładać należy domniemaną zgodę. Jako akceptację e - faktury rozumie się na przykład fakt opłacenia takiego dokumentu.

Warto pamiętać o tym, że wystawionej elektronicznie faktury nie trzeba drukować.Można śmiało przechowywać ją w formie pliku. 

Nieobowiązkowe elementy faktury

Do niewymaganych przez prawo, ale ważnych  informacji na fakturze zaliczyć można podanie terminu płatności i numeru konta podmiotu wystawiającego fakturę. Są to elementy ważne ze względu na ulgę na złe długi i białą listę VAT. Po podaniu nr konta, kontrahent może zweryfikować w wyszukiwarce ministerstwa finansów, czy jesteśmy czynnymi podatnikami VAT.

Na fakturze można umieścić także podpis i pieczątkę firmową. Choć nie są to elementy obligatoryjne, wiele osób nie wyobraża sobie, że może ich nie być i czuje zaniepokojenie, widząc fakturę pozbawioną opieczętowania. 

Wystawiając fakturę, możemy podać klientowi także pomocną dłoń, która ułatwi mu sprawne przelanie pieniędzy. Jak to zrobić? Śmiało można umieścić na elektronicznej fakturze link do płatności online. 

Ważne rzeczy, o których musisz pamiętać wystawiając fakturę VAT

Przymierzając się do wystawienia faktury VAT warto pamiętać nie tylko o umieszczeniu informacji nakazanych przez ustawodawcę. Wśród dobrych praktyk, które nie są obowiązkowe, ale dobrze, by weszły w nawyk jest korzystanie z białej listy. Białą lista to dostępny online spis podatników VAT. W dokumencie tym możemy sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Znajdują się tam też wszelkie zapisy dotyczące rejestracji jako podatnika VAT. Co istotne dla osoby wystawiającej fakturę VAT, na białej liście podane są również numery firmowych rachunków bankowych. Są to tak zwane rachunki rozliczeniowe.

Trzeba pamiętać, że w przypadku zapłaty za fakturę opiewającą na kwotę wyższą niż 15 000 zł brutto, konieczna jest wpłata na konto. Od 2022 roku kwota limitu gotówkowego zostanie obniżona do 8 000 zł brutto. Jeżeli taka faktura zostanie opłacona gotówką, nie będzie mogła być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.