Aktualności


Kontrola w firmie, na czym polega i kto może ją zrobić?
Fakturownia - aktualności

Kontrola w firmie, na czym polega i kto może ją zrobić?

Sandra Wiśniewska

Sandra Wiśniewska, 2022-09-22

Kontrola to nieodzowny element prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca musi liczyć się z faktem, że może zostać poddany kontroli ze strony różnych organów administracji publicznej.

Prawo przedsiębiorców - a konkretniej - ustawa z dnia 6 marca 2018 roku Prawa Przedsiębiorców, jasno określa zasady przeprowadzania kontroli. Może ona się odbyć w formie tradycyjnej, ale również zdalnej. To drugie rozwiązanie było, rzecz jasna, odpowiedzią na problemy z szalejącą na świecie pandemią. Jeśli nie mamy nic na sumieniu, kontrola w firmie nie powinna być czymś strasznym. Warto natomiast wiedzieć, jakie mamy prawa i obowiązki, a także czego możemy się spodziewać. Wszystkie te kwestie rozjaśni Wam poniższy artykuł.

Czym jest kontrola działalności gospodarczej?

Chociaż w Polsce obowiązuje swoboda działalności gospodarczej, dająca możliwość stworzenia własnej firmy niemal każdemu, to jednak obowiązują pewne reguły, do których należy się stosować. To właśnie nad ich przestrzeganiem powinny czuwać organy administracyjne, a kontrola ma pełnić rolę działania prewencyjnego - dzięki kontroli organy wywiązują się ze swoich obowiązków, jednocześnie dbając o interesy państwa.

Sprawdź także: Kontrola krzyżowa – co to jest i kiedy się jej spodziewać?

Kiedy przeprowadzana jest kontrola?

Artykuł 47. ustawy Prawa przedsiębiorców traktuje o tym, iż kontrola jest przeprowadzana po uprzedniej analizie w kwestii potencjalnych naruszeń. Odbywa się ona zwykle wtedy, gdy:

  • występuje podejrzenie, iż działalność gospodarcza narusza lub może naruszyć obowiązujące prawa,
  • występuje pewność, iż działalność gospodarcza narusza lub naruszyła obowiązujące prawa.

Zazwyczaj kontrola jest skutkiem złożenia doniesienia o możliwym popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia przez przedsiębiorcę lub samodzielnego wykrycia naruszeń (lub ich podejrzenia) przez organ administracyjny.

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Zawiadomienie o kontroli podatkowej

Kontrola w firmie zawsze powinna być poprzedzona odpowiednim zawiadomieniem. Ma to na celu pozwolić przedsiębiorcy odpowiednio się do niej przygotować. Warto zwrócić uwagę na to, że zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli musi zawierać:

  • oznaczenie organu, który będzie przeprowadzał kontrolę,
  • datę i miejsce wystawienia zawiadomienia,
  • oznaczenie przedsiębiorcy, który będzie podlegał kontroli,
  • wskazanie zakresu kontroli,
  • pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji,
  • podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia (jeśli dokument został wydany w formie elektronicznej, dokument powinien być podpisany np. profilem zaufanym).

Sprawdź także: Inwentaryzacja - co to jest i jak ją przeprowadzić?

Termin kontroli

W zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli próżno szukać informacji, o jej konkretnej dacie. Warto jednak wiedzieć, że:

  • kontrola może się odbyć w ciągu co najmniej 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia,
  • kontrola może się odbyć nie później niż po 30 dniach od dnia doręczenia zawiadomienia.

Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy przedsiębiorca sam poprosi o możliwość wykonania kontroli szybciej, niż przed upływem 7 dni od dnia doręczenia. Wyjątków natomiast nie ma w sytuacji, w której upłynęło 30 dni od dnia doręczenia, a kontrola nadal nie została przeprowadzona - wówczas organ kontrolujący jest zobligowany wystosować nowe zawiadomienie.

Sprawdź także: Zajęcia komornicze a działalność gospodarcza. Co może zająć komornik w firmie?

Kiedy organ kontroli nie musi wysyłać zawiadomienia?

Występują przypadki, w których organ kontroli czynności nie jest zobligowany do wystosowania zawiadomienia ani jakiegokolwiek innej formy uprzedzenia o możliwości kontroli. Są to dość skrajne przypadki, takie jak:

  • kontrola dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,
  • kontrola wynika z uzasadnionego, bezpośrednio zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,
  • kontrola dotyczy opodatkowania przychodów pochodzących z nieznanych źródeł,
  • kontrola ma być wszczęte na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,
  • kontrola dotyczy przeciwdziałania naruszeniu zakazów wytwarzania, przywozu i wprowadzania do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nowych substancji psychoaktywnych i środków zastępczych.

Inną sytuacją, w której przedsiębiorca nie musi być informowany, jest na przykład:

brak adresu (np. adresu siedziby firmy, adresu zamieszkania przedsiębiorcy), na który mogłoby zostać doręczone pismo,

przedsiębiorca został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu itp.

Sprawdź także: Wszystko o zmianach w Kodeksie Pracy 2022

Maksymalny czas kontroli

To, ile będzie trwała kontrola, zależy w dużej mierze od tego, jak przedsiębiorca będzie współpracował z kontrolerem. Uporządkowane dokumenty, umowy, akta pracownicze zatrudnionych osób, a nawet przygotowane nagrania z monitoringu - to wszystko może usprawnić prowadzenie kontroli i skrócić czas jej przebiegu.

Jednak nawet w największym chaosie panującym w dokumentach, kontrola nie może trwać w nieskończoność. Przepisy jasno regulują jej długość dla poszczególnych przedsiębiorstw:

  • 12 dni roboczych – w stosunku do mikroprzedsiębiorców,
  • 18 dni roboczych – w stosunku do małych przedsiębiorców,
  • 24 dni robocze – w stosunku do średnich przedsiębiorców,
  • 48 dni robocze – w stosunku do pozostałych przedsiębiorców.

Jak przygotować się do kontroli?

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli nie bez powodu wysyłane jest wcześniej. Wskazane jest to, co zostało już wspomniane wyżej: przedsiębiorca powinien przede wszystkim zaprowadzić porządek w dokumentach - jeśli nie zajmuje się tym regularnie. Dodatkowo należy pamiętać, że podczas kontroli praca w firmie może - a nawet powinna - przebiegać zwyczajnym rytmem.

Ponadto, przedsiębiorca musi być przygotowany na to, aby zapewnić dostęp kontrolującemu do ksiąg podatkowych w siedzibie firmy lub innym miejscu ich prowadzenia/przechowywania, niezależnie od standardowego miejsca ich prowadzenia/przechowywania.

Warto również wiedzieć, że kontrolerzy powinni zacząć od wylegitymowania się służbowymi legitymacjami, jak i okazać dokument uprawniający do przeprowadzenia kontroli.

Sprawdź także: Kontrola w firmie, jak się do niej przygotować?

Co powinno zawierać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli?

Gdy otrzymamy od urzędnika upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, warto zwrócić uwagę czy zawiera ono wszystkie niezbędne elementy. Należą do nich:

  • wskazanie podstawy prawnej kontroli,
  • oznaczenie jednostki organizacyjnej zakładu przeprowadzającego kontrolę,
  • datę i miejsce wystawienia upoważnienia,
  • imię i nazwisko inspektora kontroli zakładu,
  • numer jego legitymacji służbowej kontrolera,
  • oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
  • wskazanie daty rozpoczęcia kontroli,
  • wskazanie przewidywanej daty terminu zakończenia kontroli,
  • zakres przedmiotowy kontroli,
  • podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
  • pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.

Gdzie jest prowadzona kontrola?

Kontrola może być prowadzona w:

  • siedzibie firmy,
  • innym miejscu przechowywania dokumentacji,
  • miejscu związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Kontrola powinna być przeprowadzona w standardowych godzinach funkcjonowania siedziby, a w przypadku skrócenia czasu prowadzenia działalności w toku kontroli, czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie.

Sprawdź także: Kiedy przedsiębiorcy przysługują prawa konsumenta?

Nieobecność podczas kontroli

W przypadku nieobecności podczas kontroli, przedsiębiorca zobligowany jest do ustanowienia pełnomocnika. Jeśli natomiast kontroli podlega osoba prawna bądź jednostka organizacyjna, nad kontrolą czuwa (chociażby poprzez przyjęcie zawiadomienia o kontroli i wylegitymowania kontrolerów) członek zarządu, wspólnik lub inna osoba posiadająca stosowne upoważnienie.

Działania podejmowane w ramach kontroli podatkowej powinny odbywać się w obecności przedsiębiorcy, jego reprezentanta lub innej osoby upoważnionej. Nie jest to jednak prawo niezbywalne - przedsiębiorca może się do zrzec.

Kto może przeprowadzić kontrolę?

Kontrola w firmie może być przeprowadzona przez różne organy administracyjne, takie jak:

  • Państwowa Inspekcja Pracy,
  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
  • KRUS,
  • Urząd Skarbowy,
  • Urząd Celno-Skarbowy,
  • Państwowa Inspekcja Sanitarna,
  • Inspekcja Handlowa,
  • Główny Inspektorat Weterynarii,
  • Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
  • Organy udzielające koncesje,
  • Organy prowadzące rejestr działalności regulowanej,
  • Straż Graniczna,
  • Urząd Ochrony Danych Osobowych,
  • Inspekcja Ochrony Środowiska,
  • Państwowa Straż Pożarną.

W zależności od tego, jaki organ podejmuje czynności kontrolne, zakres kontroli czy uprawnienia kontrolującego mogą być nieco od siebie różne.

Sprawdź także: Jak wspólnie z biznesowym towarzyszem można odkrywać swoją wewnętrzną moc w biznesie?

Jakie uprawnienia ma organ kontrolujący?

W zależności od tego, czy kontrolę będzie przeprowadzała Inspekcja Handlowa czy może Zakład Ubezpieczeń Społecznych, zakres uprawnień może się nieco od siebie różnić. Należy przy tym pamiętać, iż kontroler może podejmować działanie jedynie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie ma on w żadnym wypadku uprawnień do zadania pytań dotyczących życia prywatnego przedsiębiorcy lub pracowników firmy.

Ponowna kontrola

Istnieje zasada, która traktuje o braku możliwości przeprowadzenia ponownej kontroli, jeśli przedmiot kontroli objęty został uprzednio zakończoną kontrolą, która w dodatku została przeprowadzoną przez ten sam organ. Należy jednak pamiętać, że istnieją odstępstwa od tej reguły, na przykład w sytuacji, w której:

  • kontrola ma dotyczyć okresu nieobjętego uprzednio zakończoną kontrolą,
  • kontrola ma na celu przeciwdziałanie zagrożeniu zdrowia lub życia,
  • kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania związanego ze złożeniem korekty rozliczenia objętego uprzednio zakończoną kontrolą,
  • kontrola ma weryfikować czy zostały wykonane zalecenia protokolne organu kontroli lub wykonanie określonych działań/decyzji w związku z nieprawidłowościami wykazanymi na poprzedniej kontroli.

Dokumentacja kontroli

Każda kontrola powinna zostać odpowiednio udokumentowana, a przedsiębiorca musi przechowywać dokumentację z nią związaną: protokoły, upoważnienia, a także książeczkę kontroli.

Sprawdź także: 5 prostych sposobów na optymalizację swojej codziennej pracy

Książka kontroli

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest nie tylko przechowywać wszelkie dokumenty księgowe czy akta pracownicze, ale również książeczkę kontroli. To, czy owa książeczka będzie miała formę papierową czy elektroniczną jest dowolne. Obligatoryjne jest natomiast, aby wpisy w książeczce kontroli zawierały:

  • oznaczenie organu kontroli,
  • oznaczenie upoważnienia do kontroli,
  • zakres przeprowadzonej kontroli,
  • daty podjęcia i zakończenia kontroli.

Przedsiębiorca powinien również przechowywać upoważnienia i protokoły kontroli. Całą dokumentację musi okazać w przypadku wszczęcia procedur kontrolnych.

Protokół dokumentujący kontrolę

Podczas kontroli, powinien zostać odpowiednio sporządzony protokół. Dokument taki powinien zostać sporządzony w dwóch kopiach, z czego jedna zostaje w rękach kontrolera, druga zaś - kontrolowanego. Ponadto, protokół powinien zawierać:

  • wskazanie kontrolowanego,
  • wskazanie osób kontrolujących,
  • określenie przedmiotu kontroli,
  • określenie zakresu kontroli,
  • określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli,
  • opis dokonanych ustaleń faktycznych,
  • dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów,
  • ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli,
  • pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji,
  • pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości, oraz skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

Sprawdź także: Zatrudnienie pracownika od A do Z - umowa o pracę. Formalności, obowiązki pracodawcy, dotacje z Urzędu Pracy na zatrudnienie

Odszkodowanie

Jeśli przedsiębiorca stwierdzi, iż nie zgadza się z zawartymi w protokole informacjami, w ciągu 14 dni od doręczenia protokołu, może przedstawić swoje zastrzeżenia lub wyjaśnienia w danej sprawie. Jeśli decyduje się on na takie działania, jest zobligowany nie tylko przedstawić swoją opinię, ale również załączyć odpowiednie dowody (np. w postaci dokumentacji), które potwierdzą słuszność składanego zażalenia.

Warto wiedzieć, że w takiej sytuacji organ kontrolujący musi rozpatrzeć zastrzeżenia, a następnie ma 14 dni na to, aby zawiadomić przedsiębiorcę o tym, w jaki sposób mogą rozwiązać zaistniałą sytuację, a także uzasadnić, dlaczego potencjalnie któreś z zastrzeżeń nie zostało uwzględnione.

Sprawdź także: Podsumowanie wakacji 2022