Witamy Cię na blogu Fakturowni! Sprawdź polecane artykuły lub znajdź temat, który Cię interesuje.
MałgorzataK, 2014-05-20
O tym, jak ważny jest dobry i stały kontakt z przedstawicielem biura rachunkowego wie każdy przedsiębiorca. Aby mieć pewność, że obieg wszystkich dokumentów jest płynny, skorzystaj z programu Fakturownia i daj do niego dostęp osobie odpowiedzialnej za rozliczanie finansowe w Twojej firmie. Możesz to zrobić na cztery sposoby, w zależności od Twoich potrzeb oraz oczekiwań:
Ta metoda sprawdzi się, jeżeli chcesz przyporządkować konkretną osobę do tylko jednego z działów, jakimi dysponujesz. Będzie ona miała wgląd tylko w dokumenty dotyczące tego konkretnie działu.
Pierwszym etapem jest stworzenie nowego działu. Proces taki jest bardzo prosty: w menu wybieramy kolejno: Ustawienia > Dane firmy > Dodaj nowy dział. Aby nadać księgowemu dostęp tylko do tego działu, tworzymy mu osobne konto poprzez: Ustawienia > Użytkownicy > Dodaj użytkownika. To po naszej stronie jest ustalenie loginu i hasła użytkownika i przyporządkowanie mu odpowiedniej roli w systemie. Jeśli nowy użytkownik ma mieć dostęp jedynie do określonego działu wybieramy: Użytkownik > Uprawnienia tylko do “Nazwa działu”. Jeśli chcemy, aby osoba z księgowości miała możliwość dowolnie zarządzać kontem w Fakturowni, należy przyporządkować mu funkcję Administratora.
Pamiętaj:
Jeżeli szukasz rozwiązania, które umożliwi dodanie użytkownika lub użytkowników, którzy mają mieć dostęp tylko do przeglądania faktur (nie mogą np. edytować, dodawać i kasować) - ta metoda jest dla Ciebie. Funkcja jest szczególnie przydatna dla pracowników, którzy mają np. sprawdzać przychody/wydatki całej firmy lub określonego działu, aby samodzielnie mogli pobierać faktury i raporty miesięczne.
Jak to zrobić?
Tę funkcję możemy włączyć po wcześniejszym dodaniu do Fakturowni użytkowników (Ustawienia > Użytkownicy). Jeśli dodany użytkownik ma tylko mieć wgląd w dokumenty, zaznaczamy checkbox w: Ustawienia konta > Konfiguracja > Uprawnienia i użytkownicy > Użytkownicy mogą tylko przeglądać faktury.
Ta metoda sprawdzi się, jeżeli nie chcesz nadawać dostępu dodatkowym osobom i każdorazowo przy wystawianiu faktury zamierzasz wysyłać kopię drogą e-mailową bezpośrednio na adres księgowości.
Podczas automatycznego wysyłania z poziomu podglądu Przychody > Numer Faktury > Wyślij > Kopia do. Podczas edycji faktury do wysyłki pokażą się dwa okienka: adres e-mail klienta przypisany do konta, widnieje też rubryka Kopia do służąca do dołączenia dodatkowego odbiorcy faktury.
lub
W menu Konfiguracja> Wysyłanie e-mailem definiujemy dodatkowego odbiorcę lub odbiorców poprzez wpisanie ich adresów e-mail w okienko obok adresu kontrahenta.
Aby dodać kilka adresów e-mail, do których ma trafić faktura należy w pole adresata wpisać e-maile rozdzielone przecinkiem, np: asystent@nazwa.pl, biuro_rachunkowe@nazwa.pl
Ta metoda będzie idealna dla Ciebie, jeżeli nie chcesz nadawać dostępu dodatkowym osobom a wysyłkę faktur i innych dokumentów zamierzasz prowadzić cyklicznie, przykładowo wysyłając dokumenty raz w miesiącu.
W menu Przychody > Faktury po lewej stronie znajdziesz do wyboru kolejno: Typ dokumentu, Numer, Okres, Status, Dział oraz Kategorię. Po zaznaczeniu odpowiedniego filtrowania i kliknięciu Szukaj, mamy dwie możliwości:
Po prawej stronie w menu nad listą dokumentów znajduje się opcja Eksport/Wydruki. Tam dokonujemy wyboru odpowiedniego formatu, następnie zapisujemy plik i wysyłamy e-mailem do księgowości.
W lewym górnym rogu, po zaznaczeniu faktur do druku, mamy do wyboru zapisać je w jednym pliku .pdf lub wysłać “spakowane” w pliku .zip jako osobne dokumenty. Pobrany plik wysyłamy e-mailem jako załącznik.
Przedstawiliśmy 4 sposoby na udaną współpracę z działem finansowym. Zachęcamy do komentowania i dzielenia się z nami Państwa pomysłami. W następnym artykule odpowiemy na pytanie Jak archiwizować dokumenty księgowe? z uwzględnieniem zarówno fakturowania elektronicznego jak i tradycyjnego.
Fakturownia - porady
10 pomysłów co można wrzucić w koszty
Przedsiębiorca w cyklu życia firmy ponosi wiele wydatków związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, ewidencjonując je w koszty i obniżając tym samym podstawę opodatkowania, czyli swój dochód.
Justyna Zaporowska
fakturownia - komunikaty
Podsumowanie nowości luty 2024
Zapraszamy na przegląd najważniejszych nowości i zmian systemowych, które nastąpiły w lutym. Dowiedz się również, co nowego w aplikacji mobilnej, a także jaki był temat zeszłomiesięcznego webinaru Fakturowni. Zaczynajmy!
Ewelina Helbrecht
Fakturownia - aktualności
Czego nie powie Ci księgowa a chcesz wiedzieć o finansach swojej firmy
Dziękujemy wszystkim uczestnikom webinaru, musimy przyznać, że była to solidna dawka informacji! Bardzo cieszy nas ilość pozytywnych opinii, które otrzymaliśmy zaraz po wydarzeniu.
Podnieś wydajność Twojej działalności: Odkryj korzyści integracji w Fakturowni
Kolejny webinar już za nami! Tym razem przedstawiliśmy od podstaw praktyczne zastosowanie opcji z zakładki Aplikacje/Dodatki, która jest dostępna po zalogowaniu do systemu Fakturownia.
Rozwój MŚP dzięki optymalizacji procesów biznesowych. Od pracy w firmie do pracy nad firmą
Zapraszamy do zapoznania się z podsumowaniem ostatniego webinaru. Dziękujemy naszemu partnerowi - firmie Casbeg i Jackowi Bartczakowi za bardzo inspirujący wykład.
Podsumowanie nowości marzec 2024
Jesteś ciekaw marcowych nowości w Fakturowni? W takim razie już teraz zapraszamy na przegląd!
Podsumowanie nowości styczeń 2024
Co nowego w Fakturowni wraz z początkiem roku? Ulepszone opcje w tym funkcje integracji i aplikacji mobilnej, ale to nie wszystko!
Testuj wszystkie funkcje przez 30 dni bez opłat
Jak zmienić biuro rachunkowe?
Prowadzenie firmy jest nierozerwalnie związane z prowadzeniem księgowości. Chociaż dla wielu osób prawo podatkowe i stosy faktur czy umów stanowią największy koszmar w byciu przedsiębiorcą, nie taki diabeł straszny jak go malują!
Sandra Wiśniewska
Phishing - jak zadbać o swoje bezpieczeństwo i nie dać się oszustom?
W erze cyfrowej, gdzie większość naszych aktywności przeniosła się do Internetu, zjawisko phishingu staje się coraz bardziej powszechne i wyrafinowane.
Narzędzia, które usprawnią Twoją codzienną pracę w firmie
Prowadzenie przedsiębiorstwa to nie tylko ogromna odpowiedzialność, ale również ciągły rozwój i dostosowywanie funkcjonowania firmy do nieustannie zmieniających się standardów rynku.
Prowadzenie firmy
Sprzedaż detaliczna: na czym polega? Wszystko, co musisz wiedzieć o sprzedaży detalicznej
Każdy z nas robi zakupy, a niektórzy z nas pewnie nie tylko kupują produkty i usługi, ale również je sprzedają. I zapewne każdy ma również świadomość, że droga od stworzenia produktu do jego sprzedania jest o wiele bardziej złożonym procesem niż sam zakup.
Do 30 czerwca 2024 roku Ukraińcy mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą w Polsce
W związku z wybuchem konfliktu zbrojnego na terenie Ukrainy 24 lutego 2022 roku, Polska zaangażowała się w pomoc wojennym uchodźcom. Jako kraj zaoferowaliśmy Ukraińcom nie tylko wsparcie materialne i bezpieczne schronienie, ale również pomoc w legalnym rozwijaniu własnych przedsiębiorstw na terenie kraju.
Hot-dog i kawa jako dodatkowe pozycje na fakturze za paliwo. Czy można je zaliczyć do KUP w PKPiR?
Jeśli chodzi o koszty, często generują je samochody służbowe. Właściciele firm i ich pracownicy dostarczają faktury m.in. za serwis, parking i paliwo. Problem pojawia się wówczas, gdy faktura ma wątpliwe pozycje, tj. np. obejmuje nie tylko paliwo, ale też inne produkty – np. kawę i hot-doga. Co powinniśmy w takiej sytuacji zrobić?
Krzysztof Król